Dossier patient

Gestion de dossiers

    • La gestion des patients permet d'appliquer la validation de doublons, autant à la création qu'à la modification.
    • L’affichage de l’information financière est configurable; gardez les soldes des patients confidentiels en faisant disparaître les champs « solde patient » et « solde tiers payeur » de leur fiche.
    • Repérer rapidement le dossier actif à votre écran de travail grâce à un indicateur visuel (écriture en bleu royal) qui fait ressortir le dossier courant sélectionné. Cet indicateur peut être personnalisé au niveau de la grosseur de la police de caractères et de la couleur.
    • Le dossier patient est intégré à « Google Map » pour que vous puissiez connaitre le lieu de résidence de votre client en un seul clic.
    • Logiciel bilingue; les usagers peuvent travailler simultanément dans leur langue respective.
    • Les numéros de dossiers sont générés automatiquement et sont également modifiables manuellement.
    • Gestion de la date de création et de modification du dossier patient.
    • Intégration de la photo du patient à son dossier.
    • Référence personnalisée de gestion par dossier (boîte de modèles, fumeur, etc.).
    • Personnalisation des colonnes à la liste des patients grâce à la fonction « Configurer » de CTRL/Smigg.
    • Tri et recherche rapide de dossier patient par n'importe lequel champ clé de la fiche « Patient ».
    • Validation à la création et/ou à la modification d’un dossier lorsque des données similaires existent.
    • Indicateurs visuels d'assiduité affichent le nombre de rendez-vous manqués, déplacés ou annulés (année courante et année précédente).
    • La saisie des disponibilités du patient pour ses rendez-vous permet d'offrir automatiquement des rendez-vous correspondants à ses préférences.
    • Affichage de la date du dernier et du prochain rendez-vous et rappel directement à la fiche du patient.
    • Saisie possible de 99 pages de commentaires par patient pour une approche client personnalisée.
    • Statuts personnalisés de dossier pour une gestion efficace (dossier fermé, en collection, etc.).
    • Indication de l'employeur du patient.
    • Gestion des responsables pour les honoraires, les rendez-vous et les urgences.
    • Téléphone à la résidence, pagette, cellulaire et au travail (avec no. de poste), pour le patient et les responsables.
    • Communication via Internet avec le patient et les relations de ce dernier, et ce, pour tout type de communication.
    • Dossier référent pour envois automatisés de lettres de remerciements ou l'analyse de l'efficacité de stratégies publicitaires.
    • Langue de communication par dossier pour les envois postaux dans la langue du patient.
    • Âge calculé et mis à jour automatiquement à partir de la date de naissance.
    • Validation interactive du numéro d'assurance maladie du Québec avec date d'expiration du carnet de réclamation.
    • Trois champs « Référence » additionnels pour la gestion de l'information non couverte par les champs de base de la fiche patient. Les libellés de ces champs peuvent être personnalisés.
    • Gestion complète et nombre illimité d’assureurs par patient.
    • Catégories personnalisables de patients pour la définition de profils marketing.
    • Facteur par défaut d'ajustement automatique des tarifs facturables pour les dossiers spéciaux.
    • Visualisation directe des soldes à facturer, à payer et des avances du patient et des assurances.
    • Archivage et réactivation des dossiers patients.
    • Dossier médical avec codes personnalisés et jusqu'à 99 pages de commentaires par maladie.
    • Codes de diagnostics internationaux intégrés à la table des maladies de base.
    • Création rapide de plusieurs dossiers avec la même adresse pour les dossiers patients d'une même famille.
    • Regroupement par famille.
    • Importation automatique de dossiers et de données de base provenant de logiciels concurrents.
    • Lettres types intégrées et fusion automatique avec MS-Word MD pour l'envoi ponctuel ou en lots de lettre à la clientèle.
    • Utilitaire permettant la fusion rapide de dossiers en doublons pour le même patient.
    Profil caractéristique et médical
    • Caractéristiques de gestion illimitées pour la définition de profils marketing personnalisés par patient.
    • Implantation d'alarmes visuelles au niveau de la fiche patient (cercle de couleur), de la liste des patients, de la prise de rendez-vous et à l'agenda. Chaque caractéristique possède un degré de priorité et une couleur associée spécifique. La couleur affichée correspond à celle associée à la caractéristique la plus prioritaire au profil patient.
    • L'information définie à la caractéristique de base est automatiquement transférée au profil du patient lorsque la caractéristique lui est assignée. Cette approche permet d'accélérer la personnalisation de l'information patient en ayant que la nouvelle information à ajouter.
    • Chaque caractéristique de base et fiche profil permet la saisie d'environ 99 pages de commentaires. Un éditeur RTF permet une mise en forme de qualité du type MS-Word MD.
    • Les codes de diagnostics médicaux internationaux sont intégrés à la table des caractéristiques de base.
    Communication en lot
    • La fonction de communications vous permet de communiquer autant avec vos patients qu'avec les intervenants qui les accompagnent (professionnel référent, responsable des rendez-vous, etc.)
    • Des critères de sélection permettent également d'opérer des communications encore plus ciblées.
    • Envoi de courriel type à un groupe ciblé de patient ou de tout intervenant à son dossier ainsi qu’aux ressources de la clinique. Le tout avec ou sans ajout de mémo de suivi.
    Gestion des rappels et d'interventions
    • Délai de rappel définissable par patient.
    • Classification des rappels par catégorie de traitement ou par professionnel traitant.
    • Communication des rappels par courriel (Internet).
    • Informations de traçabilité telles que la date et l'heure de la prise du rendez-vous sont conservées à la fiche du rappel lors de la confirmation de celui-ci par la prise d'un rendez-vous.
    • Recherche de disponibilités à l'agenda directement activée à partir du rappel d'un patient pour lui proposer immédiatement les prochaines dates de rendez-vous possibles.
    • Mode de « Rappel automatique » définissable.
    • Gestion des cas de laboratoire.
    • Gestion des appels de suivi de recevable patient.
    • Centralisation de toute intervention de gestion à faire dans une seule fenêtre d'interventions en suspens qui permet l'élimination de rapports papier pour le suivi de la clientèle de la clinique.
    • Système de messagerie interne augmentant l'efficacité du travail d'équipe en minimisant les déplacements reliés à l'échange d'information.
    • Intégration dynamique avec la gestion des rendez-vous en présence du module « Agenda » pour la confirmation automatique des rappels.
    Gestion documentaire
    • Création automatique d'un répertoire physique correspondant à chaque dossier patient.
    • Intégration et conservation d'images, de documents, de fichier audio ou vidéo au répertoire documentaire du patient.
    • Les documents de toute provenance peuvent alors être centralisés pour faciliter et accélérer leur consultation. Le module « Gestion documentaire et imagerie » affiche automatiquement tout document/image présent au répertoire physique du patient. Cette possibilité rend donc l'utilisation et l'intégration d'une caméra digitale standard, d'un logiciel d'imagerie externe, d'un pan numérique, extrêmement transparent.
    Principaux rapports
    • Fiche signalétique des dossiers patients.
    • Impression directe de la fiche « Mardent ».
    • Étiquettes pour entête de dossier physique ou pour envois postaux, par patient, par famille, pour le référent ou pour les rappels.
    • Enveloppes postales pour le patient ou pour le référent du dossier.
    • Liste alphabétique et numérique des dossiers patients.
    • Fichier des coordonnées par patient et par famille pour une fusion directe avec un logiciel externe tel que MS-WordMD .
    • Lettre type de bienvenue pour le nouveau patient.
    • Lettre type de rapport de consultation pour le patient et pour le référent.
    • Lettre type de remerciement pour le référent.
    • Liste des responsables par dossier patient.
    • Liste des dossiers médicaux par patient.
    • Liste des rappels, alphabétique ou par date, pour un intervalle de dates, de professionnels et de catégorie d’actes.
    • Liste des patients sans rappel à partir d'une date donnée.
    • Liste numérique et alphabétique des dossiers patients archivés.
    • Liste des suivis à effectuer par patient pour la gestion des cas de laboratoires.
    • Liste des interventions en suspens par patient.
    • Analyse graphique des patients par code de référence de dossier, par statut de dossier, par sexe, par langue de communication, par ville de résidence, par code postal, par groupe d'âge, par ancienneté, par employeur, par catégorie, par professionnel, par référent, par clinique visitée, par famille et par ressource.
    • Analyse graphique de la création mensuelle de nouveaux dossiers patients pour une période.
    • Analyse graphique des patients assurés par compagnie d'assurance.
    • Analyse graphique des familles fréquentant la famille versus le nombre de patients seuls.
    • Analyse du nombre de patients rencontrés et des patients traités pour un intervalle de dates.
    • Tous les rapports d'analyse offrent différentes formes de présentation graphique : pointe de tarte, courbe et histogramme.
     

    Traitement et facturation

    Dossier de traitements
    • Système expert d'encodage de traitements avec abréviation de gestion personnalisée.
    • Structure de facturation « Objet-Composante-Acte » configurable, par exemple, « Dent-Surface-Acte ».
    • Plus de 15 000 règles de validation pour garantir l'intégrité de l'encodage, en plus de la possibilité de créer vos propres règles. Le logiciel permet également de copier les règles d'un acte donné pour les transférer à autre acte similaire.
    • Principaux guides de tarifs de la santé inclus, entre autres :
      Québec : ACDQ, RAMQ, Dentistes spécialistes, Denturologistes, Médecins omnipraticiens et spécialistes, Audioprothésites et Optométriste.
      Nouveau-Brunswick : Société dentaire, Welfare, SSNA.
      Ontario : ODA et CINOT.
    • Gestion des tarifs précédents et courants des actes à la facturation.
    • Gestion des frais de laboratoire internes et externes. Calcul automatisé des frais de laboratoire internes pour être éligible au remboursement du crédit de taxes sur intrant (CTI).
    • Automatisation d'une note professionnelle (protocole) prédéfinie et personnalisée par type de traitement qui sera conservée au dossier de traitement, dans le cadre d'une gestion du dossier patient sans papier.
    • Description française ou anglaise par acte pour la personnalisation automatique de la facture selon la langue du patient.
    • Catégories d'actes pour analyse des honoraires professionnels.
    • Gestion et distinction du professionnel traitant et du professionnel responsable de la facturation.
    • Encodage rapide des traitements par groupe d'actes configurables.
    • Encodage en mode fiche ou en mode liste configurable pour plus de flexibilité et d'efficacité selon le contexte de gestion. L'approche en mode « Liste » permet d'améliorer la rapidité de saisie des actes au dossier tout en offrant une vue globale de l'encodage en cours.
    • Établissement et conservation de l'historique du patient, de sa situation initiale, lors de sa première visite.
    • Intégration transparente avec le module « Charte dentaire » pour un encodage entièrement graphique des actes effectués.
    • 99 pages de commentaires par acte pour la documentation complémentaire.
    • Option « Historique » qui présente la portion de l'historique comptable liée spécifiquement au traitement sélectionné.
    • Dix champs « Référence » généraux sont disponibles pour gérer l'information non couverte par les champs de base de la fiche traitement dans des contextes particuliers. Les libellés de ces champs peuvent être personnalisés à l'aide des fonctions de personnalisation de la plate-forme CTRL/Smigg.
    • Intégration interlogiciel complète avec CTRL/Produit. Il est possible d'exploiter le lecteur de codes à barres à la fiche traitement pour accélérer la saisie d'items d'inventaire.
    Plan de traitements
      • La gestion des visites planifiées au plan de traitement offre plus de flexibilité pour faciliter la gestion des traitements (ou d'actes) posés sur plusieurs rendez-vous.
      • Rapport combiné du plan de base et des plans alternatifs pour présentation au patient et confirmation de son consentement éclairé. Les plans non retenus peuvent être consultés en tout temps.
      • Vous gérez des soins et produits taxables et non taxables selon qu'ils ont été prescrits ou non? Le logiciel permet une gestion automatisée des taxes dans ce contexte.
      • Plusieurs plans de traitement possibles par patient.
      • Définition de visites planifiées à partir du plan de traitement pour l'automatisation maximale de la prise de rendez-vous.
      • Impression du formulaire d'assurances aux fins d'approbation auprès des assureurs.
      • Impressions de propositions de traitements au patient.
      • Transfert automatique des traitements planifiés à la facturation. Aucune redondance de saisie.
      • Dates d'inscription, de début et de fin pour le suivi des traitements planifiés au plan de traitement.
      • Intégration transparente avec le module « Charte dentaire » pour un encodage entière graphique des actes planifiés.
      • 99 pages de commentaires par acte pour la documentation complémentaire.
      Facturation et assurance
      • Plus simple et plus accessible, la fenêtre de facturation et de paiement a été complètement redessinée pour rendre les étapes du processus plus visibles. De même, la fenêtre de sélection de modalités a elle aussi été entièrement redessinée afin de rendre son utilisation plus instinctive.
      • L'Union-Vie Compagnie mutuelle d'assurance (INTERN) accepte la coordination des prestations.
      • Facturation simple et rapide pour la majorité des cas (argent, visa, chèque, etc.).
      • Facturation spéciale pour une ventilation détaillée de toute combinaison de modalités de paiement. 
      • Gestion de facturation par famille.
      • Téléfacturation interactive par modem (CDAnet, RAMQ, ITRANS, NETPLUS) ou en lot par internet TIP-I (RAMQ). Plus de 100 assureurs sont d'ailleurs supportés.
      • Possibilité d'inscrire jusqu'à deux considérations spéciales RAMQ pour un même traitement.
      • Facturation et paiement par acte pour une gestion précise des revenus et des recettes, une option fondamentale dans le contexte d'un même patient traité par plusieurs professionnels différents.
      • Possibilité de saisie de quantité pour la multiplication dynamique du tarif d'un acte.
      • Gestion de professionnels rémunérés à pourcentage.
      • Possibilité de facturation partielle (ou nulle) avec paiement partiel (ou nul) pour la gestion des traitements en cours et l’étalement des revenus.
      • Choix du montant total ou du montant facturé pour l'impression du formulaire d'assurance.
      • Inscription automatique d'un rappel suite à la facturation.
      • Gestion des chèques postdatés.
      • Génération automatique de transactions pour accélérer la saisie (ex. : 36 chèques postdatés).
      • Gestion des soldes à facturer par acte pour identifier rapidement tout traitement en cours non facturé.
      • Crédit de facture et de paiement pour correction ou annulation.
      • La fonction « Centre d'appels » permet d'opérer le logiciel dans un contexte d'agence de facturation. L'interface exploitée par cette fonction regroupe l'information critique dans un minimum d'écrans dédiés uniquement à la facturation et la télétransmission aux assureurs.
      • Gestion des avances de paiement avec date de disponibilité des fonds.
      • Gestion des taxes par acte avec intégration complète avec CTRL/Finance pour l'impression automatique des rapports de remise en fin de période.
      • Utilitaire de validation des patients à l'agenda, mais non facturés pour un intervalle de date en présence du module « Agenda ».
      • Historique comptable détaillé du patient à l'écran avec possibilité de filtrer l'historique par traitement.
      • Intégrité comptable complète selon la méthode d'écriture en partie double.
      • Aucune fermeture de journée nécessaire puisque CTRL/Clinique est entièrement transactionnel.
      • Impression des factures, des reçus et des formulaires d'assurance selon le nombre d'exemplaires demandés par le patient.
      • Réimpression de factures et de reçus au besoin.
      • Réimpression des rapports de télétransmission selon l'assureur.
      • Impression de reçus d’impôt en fin d'année.
      • Saisie du montant reçu avec calcul automatique du montant à remettre au patient.
      • Table de distribution comptable pour une flexibilité maximale au niveau de la génération des états financiers de CTRL/Finance (revenus par professionnel, par catégorie d’actes, etc.). Possibilité d'opérer avec une comptabilité par ressource ou par succursale dans les contextes de professionnels opérant dans plusieurs succursales différentes.
      • Numéro de dépôt par défaut par modalité pour une gestion simplifiée de la conciliation bancaire avec CTRL/Finance.
      • Formulaires d'assurance et de factures bilingues standards, ou personnalisés, sur formulaire préimprimé ou directement sur papier blanc. L'impression sur papier blanc inclut, en même temps que l'information de facturation, les contours des formulaires standards de facture, de reçu ou d'assurance. La sélection d'un format particulier peut également s'effectuer à partir de la fenêtre sommaire de facturation.
      • Possibilité de production de factures ou de reçus, qui peut être automatiquement séparée par succursale lorsque la facturation ou le paiement implique plusieurs succursales.
      • Impression de duplicata de formulaires d'assurances, au besoin.
      • Intégration interlogiciel complète avec CTRL/Produit. Il est donc possible pour une clinique de soins de santé de facturer simultanément des soins et des items d'inventaires dans CTRL/Clinique dans un contexte de gestion d'inventaire complet.
      Recevables et états de compte
      • Reconstitution des états de compte à n'importe laquelle date historique des transactions conservées dans le logiciel.
      • Gestion des comptes à recevoir par patient et par assureur. La structure du logiciel vous permet même, au besoin, d'expédier des états de compte à tout assureur qui vous doit de l'argent pour un groupe de patients.
      • Fonction de conciliation automatisée des états de compte RAMQ. Cette fonction récupère et analyse l'état de compte électronique de la RAMQ pour suggérer l'ensemble des paiements et crédits nécessaires. À partir d'une fenêtre de travail, il est alors possible de préciser ou de confirmer une action particulière. Sur votre confirmation, le logiciel effectue automatiquement tous les ajustements (coupures) nécessaires en générant les transactions de paiement et de crédit pour le traitement complet de l'état de compte. Par conséquent, la gestion des cas spéciaux ne s'effectue plus dossier par dossier, mais bien dans une fenêtre unifiée. Le traitement des cas spéciaux est alors fortement rapidifié.
      • Liste de l'âge des comptes personnalisable (Courant-30-60-90, etc.)
      • L'envoi ou non d'état de compte est configurable par patient pour permettre d'exclure les patients souhaités du processus d'envoi automatique.
      • Possibilité d'exclure les patients qui ont remis des chèques postdatés lors de l'envoi des états de compte.
      • Impression des états de compte par patient ou par responsable de paiement (ex. : le père ou la mère).
      • Impression des états de compte par succursale.
      Principaux rapports
      • Détail du dossier de traitement par patient.
      • Détail des plans de traitement par patient.
      • Liste des traitements non complétés aux plans de traitement par patient.
      • Analyse des honoraires sommaires par mois avec trois niveaux de forage interactifs (drilldown). Le premier niveau d'information offre un sommaire par mois, le deuxième par date et le troisième par patient.
      • Analyse des honoraires journaliers triés par patient et par modalité, avec deux formats de présentation : horizontal ou vertical.
      • Analyse des honoraires par facture.
      • Revenus et recettes par période, par professionnel traitant, par responsable de facturation et par modalité de facturation. Deux modes de présentation par modalité sont disponibles, soit un modèle vertical et un modèle horizontal.
      • États de compte sous forme d'une lettre type ou d'un formulaire avec ou sans partie détachable (français et anglais).
      • Liste des recevables par patient, par assureur ou par responsable.
      • Analyse graphique des honoraires par catégorie d'actes (examen, chirurgie, etc.).
      • Analyse graphique des honoraires par guide de tarif (RAMQ, ACDQ, etc.).
      • Analyse graphique des honoraires par source de référence.
      • Analyse graphique des honoraires par statut de dossier patient.
      • Analyse graphique de la distribution mensuelle des honoraires par ressource traitante.
      • Analyse graphique de la distribution mensuelle des honoraires par responsable de facturation.
      • Analyse graphique globale des honoraires par mois pour une période.
      • Analyse des dossiers de traitements aux fins de statistiques.
      • Historique de facturation, par date ou par facture, par patient.
      • Demandes de paiement RAMQ par période.
      • Le rapport d'analyse de l'admissibilité au remboursement de crédit de taxes sur intrant (CTI) est lié aux frais de laboratoire internes et externes.
       

      Agenda et rendez-vous

      Fonctions

      • Les rendez-vous annulés ne sont plus oubliés grâce au paramètre permettant d'automatiser une action à poser au logiciel lorsqu'un patient annule son rendez-vous.
      • L'âge et le courriel du patient peuvent apparaître à l'infobulle du rendez-vous pour un coup d'oeil rapide.
      • Déterminez l'ordre d'affichage de chaque onglet pour optimiser la navigation entre chaque cahier, selon vos besoins.
      • Contrôlez le contexte d'affichage du message de confirmation de rappels. De plus, la gestion des rappels peut, au besoin, s'effectuer par succursale.
      • Prise de rendez-vous multiressource plus visuelle et intuitive à grâce une interface qui vous permet de prendre plusieurs rendez-vous pour un patient dans une même opération.
      • Profitez maintenant de l'initialisation de vos protocoles opératoires pour tous les actes d'un rendez-vous, et ce, regroupés dans la note clinique du rendez-vous.
      • La synchronisation avec « Google Calendar » intègre les coordonnées géographiques au rendez-vous. Vous pouvez automatiquement obtenir un itinéraire à partir de votre téléphone intelligent.
      • Toujours plus rapide et efficace, en plus de pouvoir transmettre vos demandes de confirmation de rendez-vous par courriels en lot, vous pouvez le faire par SMS.
      • Il est possible d'ajouter un indicateur visuel à un statut de rendez-vous. Deux possibilités s'offrent à vous : faire clignoter le rendez-vous à l'utilisation du statut ainsi configuré, ou simplement le faire changer de couleur.
      • Deux nouveaux statuts de rendez-vous standards ont été ajoutés à votre logiciel, soit : « EXA : Examen professionnel requis » et « AFA : Prêt pour la facturation ».
      • Cahiers de rendez-vous personnalisés et illimités (vision journalière, hebdomadaire, mensuelle et autre).
      • Exploitation de plusieurs cahiers simultanément avec activation par onglet.
      • Confirmation des rendez-vous en lot par courriel et/ou SMS avec récupération automatisée des réponses, et ce, dans les deux langues.
      • Confirmation des rendez-vous ou rappel par courriel, et ce, dans les deux langues.
      • Affichage de l’heure courante.
      • Infobulle du rendez-vous configurable par cahier d’agenda. On peut y faire afficher les soldes patients et/ou assureurs, les avances, l’assureur patient, l’âge et l’adresse courriel.
      • Indicateurs de performance (visibles ou non) configurable par cahier d’agenda; honoraire, frais de laboratoire, taux horaire, heures occupées et heures disponibles.
      • Adaptation visuelle en contexte de ressources aux horaires et périodicités différentes.
      • Indicateurs de gestion visuels dont l'affichage peut être configuré, activé ou non, par cahier de rendez-vous. Un symbole identifiant le statut du rendez-vous permet de suivre globalement le cheminement d'un rendez-vous de sa prise initiale jusqu'à sa facturation. Un symbole identifiant le profil prioritaire associé au patient qui peut jouer le rôle d'alarme visuelle pour rapidement identifier une situation particulière (maladie, absence sans avis, problématique de paiement, etc.) relativement au patient. La catégorie textuelle de rendez-vous qui identifient le type de traitement prévu en complément à la couleur par type qui n'est plus significative lors d'impression en noir et blanc.
      • Gestion interactive configurable du plan de traitement du patient à la prise de rendez-vous.
      • Gestion interactive des visites planifiées du plan de traitement du patient à la prise de rendez-vous.
      • Navigation dans les cahiers de rendez-vous par jour, semaine, mois incluant un bouton de retour à « aujourd’hui ».
      • Navigation par calendrier; mois, six mois et années.
      • Navigation avancée configurable au besoin en nombre et en temps; x jours, x semaines, x mois et x ans.
      • Les colonnes à afficher sont configurables pour être visibles ou non ou pour en ajuster la largeur; heure, espace rendez-vous, présence, catégorie et la succursale.
      • Temps de rafraichissement automatisé de l’agenda, configurable en contexte de centre d’appel
      • Barre d’outils et barre de statut propre à l’agenda
      • Mode de présentation de l’agenda; nivelé, compressé, « Min-Max » dégradé, ombragé, global
      • Agenda imprimable tel qu’à l’écran
      • Modifications rapides; ajout ou suppression et largeur de colonnes, changement de ressources.
      • Filtration de l’accès par ressource.
      • Gestion dynamique de plage horaire afin de modifier la date d’une colonne, faire une modification temporaire de ressource, l'ouverture et la fermeture d'une plage horaire, de consulter l’horaire d’une ressource et afin de visualiser l’implication d’une plage horaire.
      • Prise de rendez-vous directe automatisée ou non avec la possibilité d’assigner le rendez-vous à plusieurs ressources à la fois.
      • Chevauchement de rendez-vous possible avec un résultat clair et évident.
      • Prise de rendez-vous simultanée pour plus d'une ressource.
      • Recherche du patient par les 3 premières lettres de son nom et de son prénom.
      • Utilisation des clés standard WindowsMD et pour le déplacement et la création rapide de rendez-vous.
      • Déplacement de rendez-vous avec validation complète pour la conservation du rendez-vous initial à l'historique du patient.
      • Modification simultanée de plusieurs rendez-vous.
      • Notes cliniques pour chaque rendez-vous avec initialisation de protocoles opératoires.
      • Catégories de rendez-vous personnalisés qui peuvent être associées à des couleurs définissables par catégorie.
      • Statut de rendez-vous avec pictogramme pour chacun.
      • Indicateur visuel de changement de statut de rendez-vous, par clignotement ou changement de couleur (ex. : statut présent, clignotement, facturé, change de couleur).
      • Champ commentaire de rendez-vous avec éditeur de texte intégré.
      • Gestion des rendez-vous par clinique dans le contexte de multiclinique.
      • Historique visuel du profil « rendez-vous » du patient (absence, annulation, déplacement).
      • Liste d’attente interactive à la prise de rendez-vous et à l’annulation de rendez-vous; par ressource, par catégorie de rendez-vous et par clinique.
      • Automatisation d’une action à poser à l’annulation d’un rendez-vous qui permet, en autres, de mettre le patient sur la liste d’attente ou de lui inscrire un rappel.
      • Gestion interactive des rappels par ressource, par catégorie de rendez-vous et par clinique. Réactivation de rappel à l’annulation d’un rendez-vous.
      • Demande de confirmation de rappel définissable dans un contexte où la catégorie du rendez-vous et du rappel est la même. La même possibilité est présente pour la clinique du rendez-vous.
      • Accès direct au dossier du patient et à son profil, aux plans de traitement, aux rendez-vous, aux traitements, aux assureurs, aux rappels, à la gestion documentaire et aux mémos.
      • Option de changement rapide de statut de rendez-vous définissable selon l’usage de la clinique
      • Date d’inscription et de modification du rendez-vous, ainsi que la ressource l’ayant fait.
      • Information de facturation et de paiement par rendez-vous.
      • Gestion automatisée des statuts de rendez-vous au déplacement.
      • Nombre de ressources illimitées par cahier.
      • Catégorie de ressource définissable; professionnel, assistante, référent, salle de traitement, etc.
      • Type de ressource définissable; ressource interne, ressource matérielle et ressource externe.
      • Périodicité à l’agenda définissable, par ressource, en nombre de minutes.
      • Horaire de travail définissable par ressource. La gestion et la définition des présences et des absences sont possibles, directement sous une approche graphique à partir du cahier de rendez-vous.
      • Les absences et les présences peuvent être définies comme « Exclusive » ou non. Le type « Exclusif » pour une absence élimine la plage horaire concernée des plages horaires disponibles lors d'une recherche de disponibilités. Une présence définie comme étant « Exclusive » pour une ou certaines catégories permettra d'inscrire seulement des rendez-vous ayant la catégorie spécifiée.
      • Définition de la succursale aux présences et absences en contexte de multisuccursale.
      • Fonction de copie d’horaire d’une succursale à une autre ou d’une ressource à une autre.
      • Infobulle de la plage horaire contient l'information sur le nombre de périodes sélectionnées, la date, l’heure de début et de fin et sur la ressource.
      • Gestion et définition des présences et absences à partir du cahier de rendez-vous
      • Définition des horaires de travail selon la période de l'année (horaire d'été, horaire d'hiver).
      • Recherche de disponibilités selon les préférences du patient.
      • Recherche de disponibilités pour 1 à 6 ressources, par ressource, catégorie de ressource, catégorie de rendez-vous, succursale et territoire.
      • Recherche de disponibilités pour la gestion du temps administratif de préparation du patient à son arrivée jusqu’à son accompagnement à son départ.
      • Recherche de disponibilités par catégorie de rendez-vous, exclusivement ou non.
      • Définition de « groupe de travail » pour optimiser l’outil de recherche de disponibilité.
      • Fonction de prévisualisation de l’horaire à l’obtention des résultats de la recherche.
      • Synchronisation de l’agenda des ressources avec « Google Calendar » qui permet d’obtenir le rendez-vous et l’itinéraire pour vous y rendre sur votre téléphone intelligent.
      • Le Portail ressource donne accès aux cahiers d’agenda via Internet; ajouts, modifications, déplacements, etc.
      • Notification au patient et/ou à la ressource d’ajout de rendez-vous.
      • Notification au patient et/ou à la ressource de modification de rendez-vous.
      Principaux rapports
      • Impression de l’agenda tel que visualisé pour affichage dans les salles de traitement.
      • Feuille de route pour le traitement du patient.
      • Liste des rendez-vous sans facturation pour une période.
      • Liste des patients sans rendez-vous à partir d'une date donnée.
      • Historique des rendez-vous par patient.
      • Liste des rendez-vous (nombre de patients rencontré) par période, par ressource et/ou par clinique.
      • Liste des revenus prévus pour une période par ressource et/ou par clinique.
      • Liste d'attente par ressource pour une période.
      • Analyse graphique des rendez-vous par statut pour une période (proportion en % et analyse mensuelle).
      • Analyse graphique des rendez-vous par catégorie pour une période (proportion en % et analyse mensuelle).
      • Analyse graphique des rendez-vous par statut et par ressource pour une période (proportion en % et analyse mensuelle).
      • Analyse graphique du nombre global de rendez-vous par mois.
      • Analyse graphique des rendez-vous par groupe d'âge de patients.
      • Analyse graphique des rendez-vous par clinique.
       

      Gestion documentaire et imagerie

      Fonctions
        • Un pont avec le logiciel « CareStream » est disponible.
        • Le pont avec le logiciel CADI a été amélioré pour accélérer la création de dossiers en présence d’un nouveau patient. 
        • Capture directe d'images provenant d'équipements offrant une sortie de l'un des types suivants : S-Vidéo, Composite, Twain, USB ou Coaxial. La résolution de capture est modifiable selon le besoin et la dimension de fichier privilégié.
        • Toute image capturée directement à partir du logiciel et qui doit être conservée est automatiquement enregistrée au répertoire physique du dossier patient. L'image est automatiquement nommée selon le format « DossierAAAAMMJJ-00X » (A=Année, M=Mois, J=Jour et X=Numéro séquentiel).
        • Opération de capture par système de pédalier pour conserver la liberté d'action des mains en cours de traitement.
        • Visualisation et consultation de l'image directement dans CTRL/Clinique. Mode de visualisation plein écran disponible également.
        • Éditeur d'images intégré. Parmi les fonctions d'édition disponibles mentionnons : rotation, correction de couleurs, contraste et luminosité, teinte et saturation, griser, embossage, négatif, préciser, fonction de dessin, d'annotation, huit filtres et un faisceau d'agrandissement. Les fonctions d'agrandissement ou de rétrécissement (Zoom In-Out) et « Défaire-Refaire » (Undo) sont également disponibles.
        • Grâce à la gestion documentaire du module « Dossier patient », le module d'imagerie affiche automatiquement toute image et tout document présent au répertoire physique du patient pour une intégration très transparente. Même une image non capturée par le logiciel, par exemple simplement transférée au répertoire par le biais d'un « Copier-Coller », apparaît automatiquement à l'activation de la fonction. Les formats d'images supportés sont : TGA, BMP, TIF, JPEG, PCX, GIF, DCX et autres.
        • Intégration transparente avec les logiciels d'imagerie et de radiographie numériques spécialisés suivants: DigoraMD, Image FXMD, VxWinMD, TrophyMD, SidexisMD, AdstraMD, DicomMD, DexisMD, ProImageMD, CaptureLinkMD, Dent-XMD, CliniViewMD,SchickMD, Florida Probe MD, MyRayMD et iCATMD.
        • Activation automatique de l'éditeur d'image externe de votre choix simplement par un double-clique. Lorsque l'image provient de l'un des logiciels d'imagerie supportés, ce dernier est automatiquement reconnu comme étant l'éditeur spécifique pour l'image. Cette approche vous garantit une intégration transparente avec des outils externes d'analyse spécialisés.
        • Intégration complète de l'imagerie avec le nouveau module « Charte dentaire » pour permettre la capture et l'association d'images numériques à un objet spécifique d'une charte clinique.
        • Catégorisation de chaque image pour permettre des recherches par type de cas clinique par la suite.
        • Option de transfert rapide d'une image, capturée en salle de traitement, à titre de photo personnelle du patient à son dossier.
        • Utilisation des images numériques conservées au dossier pour la préparation de lettres ou de rapports de consultation.
        • Mode de présentation professionnel des images sur fond noir pour une présentation au patient. La navigation est spécifiquement conçue pour une opération par la souris uniquement avec ajustement du contraste et de la luminosité. Possibilité d'imprimer le groupe d'images, par exemple, pour remettre au patient une photo du type « Avant traitement » et « Après traitement ».
        • Importation instantanée d'images ou de documents provenant de périphériques génériques (ex. : une caméra domestique, clé USB, carte flash, etc.) grâce à un bouton « Importer ».
        • Protocole de capture d'images accéléré par le biais de modèles de capture (template) à séquence préconfigurée et opérant à partir d'un pédalier. Chaque capture d'image peut être automatiquement liée à un objet (partie du corps, dent, etc.) de manière à permettre une représentation géophysique.
         

        Charte dentaire (Odontogramme)

        Fonctions
        • Odontogramme de dentisterie opératoire (DO) pour la dentition permanente, primaire et les dents surnuméraires.
        • Trois visions d'odontogramme de DO sont disponibles « Permanentes », « Primaires » et « Dentition mixte ». Le logiciel conserve automatiquement la dernière vision activée pour le patient.
        • Parodontogramme de dentisterie permettant la saisie directe des lectures de parodontie (6 mesures par dent). Il n'y a pas de limite au nombre de lectures pouvant être conservées par patient. Il est donc facile de reconstruire et d'analyser graphiquement l'évolution du profil parodontal d'un patient.
        • Photo du patient du patient intégrée à sa charte dentaire personnelle pour une reconnaissance immédiate du dossier actif.
        • Élaboration du diagnostic et du plan de traitement graphiquement à partir de l'odontogramme du patient.
        • Encodage des traitements à facturer par l'odontogramme du patient. Plusieurs actes peuvent être encodés simultanément selon les validations dentaires applicables et les contraintes cliniques.
        • Encodage des actes non associés à des dents à partir de la charte pour permettre de compléter le dossier de traitement et la facturation.
        • Encodage par les groupes d'actes définis par l'usager pour une saisie accélérée des traitements.
        • Facturation rapide des actes encodés au dossier de traitement directement à partir de la charte du patient. Le processus de facturation usuel est appliqué en permettant à l'usager d'exploiter le plan de traitement actif du patient pour accélérer la facturation.
        • Analyse temporelle spécifique ou combinée de l'historique, du plan de traitement et des traitements effectués pendant une période donnée. Les traitements visualisés changent en fonction d'un intervalle de dates modifiables interactivement par l'usager.
        • Intégration complète de la charte dentaire et du module d'imagerie permettant la visualisation interactive d'images numériques associées à une dent particulière.
        • Fonction d'annotation et de dessin permettant de compléter un diagnostic directement sur la charte du patient en ajoutant des notes ou des symboles personnels. Un attribut visuel indique rapidement qu'une dent possède des annotations et une infobulle affiche la totalité des notes en ordre chronologique.
        • Utilitaire de mise à jour en lot des données de base pour une gestion simplifiée des symboles et des symboliques livrés automatiquement avec le logiciel.
        • Couleurs générales associées aux différentes étapes (« Traitement », « Plan de traitement » et « Historique ») définies globalement ou spécifiquement par code d'abréviation.
        • Création d'une banque de symboles personnels grâce à la fonction de numérisation de symboles. Combiné à la fonction de mise à jour des symboliques, cette fonction permet de personnaliser entièrement les représentations graphiques de la charte dentaire de base.
        • Compatibilité avec les écrans tactiles et « Pen Based » pour permettre une opération complète du module au doigt ou avec un crayon numérique.
        Rapport
        • Impression de la charte clinique telle que vue pour utilisation interne ou communication avec le patient.
         

        Profil optométrique

        Fonctions
        • Saisie des mesures usuelles d'examen d'optométrie (Prescription par oeil, valeur et orientation de l'astigmatisme, etc.) spécifique à chaque examen du patient.
        • Historique optométrique complet par patient pouvant être analysé en tout temps puisqu'il n'existe aucune limite relative au nombre d'examens pouvant être conservé au dossier.
        Rapports
        • Historique des examens.
         

        Interface Web

        Fonctions
        • Le portail Web patient permet de donner accès à de l'information personnalisée à votre patient via votre portail Web.
        • Le nouveau portail « Référents » facilite l'échange de documents entre la clinique et les professionnels référents pour des échanges beaucoup plus flexibles en toute confidentialité.
        • Les utilisateurs de CTRL/Finance trouveront également des avancées utiles pour leurs employés avec la feuille de temps Web.
        Portail des ressources :
        • En tant que ressource de la clinique, vous pourrez consulter l'horaire de votre journée de travail à distance à partir de tout accès Internet.
        Portail des patients :
        • En combinaison avec la confirmation des rendez-vous en lot, le portail permet au patient de confirmer ou d'annuler son rendez-vous avec la mise à jour interactive du statut à l'agenda. Une demande de déplacement de rendez-vous peut également être transmise à l'usager responsable de la clinique.
        • Permet au patient de consulter des documents ou des images que le professionnel aurait mis à sa disposition via le partage documentaire sécurisé. 
        • Permet au patient de consulter ses prochains rendez-vous et ses prochains rappels.
        Portail des professionnels référents :
        • Permet aux référents professionnels de suivre les dossiers des patients qu'ils ont recommandés.
        • Partage documentaire sécurisé permettant aux référents professionnels d'obtenir image et documents en lien avec les patients référés.

         

        Si votre site Internet est hébergé chez un fournisseur de services Internet externe, notez qu'il est important que ce dernier vous confirme qu'il accepte l'hébergement du module Web de CTRL/Clinique qui doit être installé sur son serveur.
        L'apparence des interfaces offertes par CTRL peut facilement être personnalisée à votre image par le biais des services de notre division Vision3W, division de CTRL.