Coûts de projet

Principales fonctions
  • Profil « Profil » permet une définition précise par employé de sorte qu'à la saisie de sa feuille de temps, l'employé opère dans un cadre qui minimise automatiquement les erreurs.
  • La création du profil de gestion d'un projet à partir de sa structure budgétaire permet de gagner du temps.
  • Le rapport d'analyse de rentabilité sommaire offre la possibilité de définir le niveau de forage (drill down) souhaité (« Projet », « Activité » ou « Transaction ») qui vous permet de déléguer davantage le contrôle des projets à différents responsables tout en conservant la confidentialité de l'information sensible, telle que les salaires.
  • Définition d'une structure de codification « Projet-Activité-Extra-Équipement » personnalisée selon les besoins de votre entreprise.
  • Structure arborescente de projets (projet père/projet fils).
  • Structure arborescente d’activité (activité mère/activité fille). La fiche activité inclut un champ « Catégorie d'activité » qui permet, entre autres, une flexibilité additionnelle au niveau de l'utilisation des rapports d'analyse.
  • Indicateurs intégrés à la fiche projet pour présenter les pourcentages d'avancement réel d'avancement de facturation du projet ainsi que pour le pourcentage de profit minimum et de profit maximum. Ces indicateurs servent également au niveau de l'analyse de rentabilité.
  • La fiche « Équipement » permet de définir un taux de facturation et d'entretien présumé. La fiche permet également de consulter les cumulatifs d'utilisation d'un équipement donné. Un champ « Catégorie d'équipement » permet, entre autres, une flexibilité additionnelle au niveau de l'utilisation des rapports d'analyse.
  • Ventilation additionnelle des coûts en quatre catégories de dépenses au besoin.
  • Gestion des extras. Les extras peuvent être normalisés par le biais d'une table de codes d'extra standards.
  • L'ensemble de l'information essentielle pour la gestion d'un projet est centralisé autour de la fiche du projet. L'accès à l'information est donc simple et efficace puisqu'il s'agit de positionner le projet de votre choix et d'activer l'une des options complémentaires: « Budget », « Transaction », « Profil », « Facturation », « Suivi de commande » et « Rentabilité ».
  • Une option « Budget » permet de définir et de consulter les budgets spécifiques par projet. Les budgets peuvent être définis selon une structure « Projet-activité-extra-équipement-division-employé-catégorie d'emploi » et par catégorie de dépenses.
  • Une option « Transaction » permet de consulter rapidement l'historique complet des transactions effectuées sur le projet sélectionné.
  • Une option « Profil » permet de configurer en profondeur les paramètres d'utilisation du projet au niveau de la feuille de temps. Cette option permet de définir la sécurité d'accès au projet dans les opérations quotidiennes de l'entreprise. De plus, chaque fenêtre de transaction contient un champ « Profil-Projet » qui présente la description, à titre informatif, du profil selon la combinaison « Projet-Activité-Extra-Équipement ».
  • Une option « Facturation » permet de configurer tous les paramètres de facturation applicables pour un projet donné.
  • Une option « Suivi de commande » permet de suivre rigoureusement l'évolution des commandes d'achats d'un projet. Notez toutefois que cette fonction nécessite la présence des modules « Suivi de commande » ainsi que CTRL/Produit dans lequel la gestion complète des achats est effectuée.
  • Une option « Rentabilité » résume rapidement la rentabilité cumulative du projet sélectionné en date du jour. Cette option offre une analyse sommaire d'un projet donné : facturation et TEC cumulatifs sont présentés en contrepartie des coûts selon les quatre catégories définies dans votre structure de codification. Le sommaire inclut également une analyse par rapport aux budgets.
  • L'analyse de rentabilité sommaire par projet peut être complétée par le rapport d'analyse globale de la rentabilité de tous les projets. Ce rapport offre deux niveaux de forage (Activité-Transaction). L'ensemble de l'information fondamentale est présente pour analyser en détail la rentabilité d'un projet. Le rapport offre la possibilité d'appliquer une analyse selon l'avancement réel estimé des travaux selon le chargé de projet. En exploitant le corridor de rentabilité définissable par projet, le rapport peut être exploité dans un mode de gestion par exception pour détecter rapidement tout projet en situation critique sur le plan financier.
  • Fonction d'archivage de projets terminés.
  • Centralisation des coûts en contexte multicompagnie.
  • Gestion des transactions interdivision à partir de tables de facturation définies par projet.
  • Écritures comptables automatiques avec ventilation par pourcentage par projet avec CTRL/Finance.
  • Piste comptable par projet au niveau des transactions du Grand-Livre de CTRL/Finance.
  • Gestion des recevables et des payables par projet ou par chargé de projet avec CTRL/Finance.
  • En présence du module de paie de CTRL/Finance, affectation quotidienne des coûts de projets et des TEC par les feuilles de temps. Les relevés de dépenses sont également intégrés au besoin.
  • Affectation dynamique des coûts de projets par CTRL/Produit ou les journaux comptables de CTRL/Finance.
  • Ajustement manuel des transactions de coûts.
  • Intégration complète avec CTRL/Dossier pour l'implantation d'une gestion rigoureuse et performante des communications sur le projet (CRM intégré).
  • Importation des fiches projets, des activités et des budgets par projets à partir d'un logiciel externe (ex. : logiciel d'estimation).
  • Exportation en format DBase de tous les fichiers pour applications externes (ex. : chiffriers d'analyse).
Principaux rapports
  • Analyse des coûts périodiques qui exploite tout le détail défini au niveau de la budgétisation du projet pour présenter une analyse encore plus précise.
  • Analyse de rentabilité par projet, par chargé de projet ou par client avec ou sans commande d'achats.
  • Analyse de rentabilité selon le pourcentage d’avancement réel ou calculé du projet.
  • Analyse de rentabilité selon l’approche de gestion par exception (intervalle de rentabilité).
  • Analyse de rentabilité avec écart « Budget-Réel » par catégorie de coûts.
  • Analyse des coûts par projet, par chargé de projet ou par client avec ou sans commande d'achats.
  • Analyse des coûts avec écart « Budget-Réel » par catégorie de coûts.
  • Analyse des coûts par activité et par activité maître.
  • Analyse de coûts périodiques (vision parallèle d'une période, de l'année et du cumulatif).
  • Analyse des coûts et des heures par employé.
  • Analyse des feuilles de temps à titre de point de contrôle avec la paie.
  • Analyse de la productivité, pourcentage de profit et majoration « Vendant/Coûtant », par employé et par projet.
  • Analyse des taux moyens (coûtant et vendant) par division.
 

Travaux en cours (TEC)

Principales fonctions

  • Une flexibilité et une précision accrue au niveau de l’épuration des travaux en cours dans laquelle le système vous permet de forcer l'épuration de vos travaux en cours si le contexte le justifie. Une validation permet d'éviter les ajustements par erreur.
  • L'option « Facturation » de la fiche « Projet » permet de définir la totalité des paramètres d’évaluation des T.E.C. Les paramètres peuvent être définis pour un projet maître, globalement pour un projet ou par activité au besoin.
  • Méthodes flexibles d’évaluation des T.E.C. (vendant facturable, « Cost Plus » et au coûtant).
  • Chaque transaction de T.E.C. possède sa date de fin de calcul ainsi que sa date de fin d'envoi. La première indique la date de fin de l'intervalle inscrite lors du calcul de vendant. La seconde représente la date de fin inscrite lors de l'envoi des écritures au G.L.
  • Possibilité d'annulation automatique des T.E.C au moment du calcul d'évaluation avec une « Date de début d'annulation ». Il est donc désormais possible de faire en sorte que CTRL/Projet annule automatiquement les T.E.C créés au moment de l'évaluation de ces derniers si la nouvelle option est active et si la transaction de coût facturable est postérieure à la date de début d'annulation.
  • T.E.C. transactionnel avec possibilité de reconstitution à n’importe quelle date.
  • Intégration complète des écritures de T.E.C. périodiques avec CTRL/Finance. Distribution comptable des T.E.C. par projet-activité-extra-équipement au besoin.
  • Mode cumulatif ou périodique pour l'envoi des écritures comptables.
  • Rapport d'analyse des travaux en cours avec deux niveaux de forage (Activité-Transaction). Les critères de sélection disponibles permettent une évaluation globale des T.E.C., par chargé de projet ou par projet et pour une période spécifiée.
  • Évaluation des ajustements de T.E.C. suggérés (surfacturation ou sousfacturation).
  • Épuration ou réactivation des transactions de T.E.C. par projet, chargé de projet, activité, extra, équipement et division.
  • Gestion des T.E.C. interdivision.
  • Exportation des T.E.C. en différents formats pour une application externe (ex. : chiffrier d'analyse).
  • Sécurité d'accès par chargé de projet.
  • Intégration interlogiciel entièrement fluide grâce aux différentes validations. Par exemple, la validation au niveau des comptes de GL : le logiciel vérifie que le compte existe bien et que c'est un compte de transactions.
  • Numéro de facture du fournisseur affiché au niveau de la transaction de coût du projet pour un maximum d'information.
Principaux rapports
  • Analyse des T.E.C. affichant le montant qui devrait être facturé, sans contrainte des paramètres de facturation du projet, et le montant facturable qui correspond à un montant ajusté selon les paramètres de facturation du projet.
  • Analyse des T.E.C. cumulatifs ou pour une période spécifiée et sous forme sommaire ou détaillée
  • Analyse des T.E.C. par projet-activité avec sélections multiples (projet, projet maître, chargé de projet, client, activité, fréquence de facturation)
  • Analyse des T.E.C. par projet-classe d’emploi avec sélections multiples (projet, projet maître, chargé de projet, client, classe d'emploi, fréquence de facturation)
  • Analyse des ajustements de T.E.C. par projet par division avec sélections multiples (projet, projet maître, chargé de projet, client, division)
  • Ajustements suggérés de T.E.C. pour un intervalle de pourcentages d’avancement réels ou calculés des travaux.
 

Gestion d'équipements

Principales fonctions
  • Taux de facturation par projet-équipement.
  • Ventilation des coûts d'équipements selon quatre catégories de dépense.
  • Intégration complète avec CTRL/Dossier pour la mise en place d'un système d'entretien préventif par équipement.
Principaux rapports
  • Analyse des coûts d'entretien par équipement.
  • Analyse des heures d'utilisation par équipement.
  • Analyse de rentabilité par équipement.
 

Facturation professionnelle

Principales fonctions
    • Un champ « Ordre » vous permet de contrôler avec précision l'ordre de présentation des transactions par lot de facturation pour mieux correspondre aux exigences de vos clients.
    • Dans le cadre de l'extension des fonctionnalités liées aux concepts de gestion d’interdivision et d’intercompagnie de l'ensemble des solutions CTRL, les critères « Division source », « Compagnie source » et « Compagnie destination » sont intégrés à la génération des lots de facturation de la facturation de services professionnels pour une meilleure précision.
    • Facilitez l'imputation des escomptes de paiements selon la facture ou spécifiquement à un projet, une activité, un « extra », un équipement, une catégorie de cout ou les TEC.
    • Tables de facturation (taux horaires et majoration de déboursés) globales ou par classe d’emploi
    • Configurateur de taux de facturation permettant de définir tous les paramètres de facturation de l'entreprise.
    • Application d’une table de facturation par projet, par projet-activité ou pour un regroupement de projets (projet maître) par le biais des paramètres de facturation.
    • Paramètres de facturation par projet permettant de gérer un pourcentage d'ajustement applicable sur les taux horaires standards d'une table de taux appliquée sur un projet. Le pourcentage d'ajustement se transforme en "escompte" lorsque sa valeur est négative et en "majoration" lorsque sa valeur est positive.
    • Taux vendant d'exception défini par employé, par classe d’emploi et pour une activité ou un projet particuliers.
    • Approche de facturation par lots de facturation qui peuvent, par exemple, être préparés par les chargés de projet pour leurs projets spécifiques. Les lots préparés et approuvés par les chargés de projet peuvent ensuite être transférés au département administratif. Un lot de facturation étant associé à un usager, le code du chargé de projet par exemple, il est facile d'opérer une gestion d'accès sécurisé grâce à la fonction « Filtre » de CTRL/Smigg. Dans cette optique, un chargé de projet peut voir et modifier seulement ses lots de facturation personnels alors que le département administratif peut accéder à l'ensemble de la facturation pour finaliser le processus.
    • Notion de « Lots de facturation » affichant le total des heures, des montants et des ajustements par lot. Le lot de facturation indique également les dates de début et de fin appliquées lors de l'inclusion des transactions au lot. De plus, la date de facturation est également affichée à titre d'information.
    • Le logiciel supporte l'approche de facturation progressive, à montant forfaitaire ou horaire et la facturation de biens livrables.
    • Le logiciel supporte la facturation répétitive selon une fréquence de facturation par projet (mensuelle, trimestrielle et sur demande).
    • Possibilité de facturation périodique (selon la fréquence) en fonction d’un minimum et d'un maximum facturable.
    • Facturation totale prévue (montant soumissionné) par projet ou par projet-activité pour l’analyse ultérieure des écarts avec la facturation réelle.
    • Facturation cumulative et date de dernière facturation par projet ou projet-activité pour fin de consultation.
    • Facturation des transactions d'un ensemble de projets liés par un même projet maître avec émission d'une seule facture. En utilisant cette option, toutes les transactions sont regroupées et la présentation suit le format défini à la fiche du projet maître.
    • Formats de présentation multiples utilisant une combinaison de regroupements par type de facturation, par activité, par classe d’emploi et par employé.
    • Possibilité de configurer des taux de facturation selon l'unité des heures travaillées ainsi que pour le type de paie (hebdomadaire, à l'heure, etc.)
    • Processus de facturation tenant compte des taux de facturation d'exception du projet ou, s'il y a lieu, du projet maître.
    • Recalcul automatique du montant d'ajustement lors de la modification d'une information monétaire à l'intérieur d'un lot de facturation.
    • Intégration de formats factures personnalisés par projet ou par client.
    • Champs de personnalisation de messages permettant de définir des informations globales à imprimer sur les factures.
    • Sommaire des transactions facturées à titre de document complémentaire pour le client.
    • Facturation interdivision.
    • Exploitation combinée de la facturation de CTRL/Produit pour les besoins complémentaires.
    • Intégration complète avec le module de travaux en cours.
    • Intégration comptable complète de la facturation avec CTRL/Finance.
    • Distribution comptable des revenus facturés par Projet-Activité-Extra-Équipement-Division.
    • Analyse des comptes à recevoir par projet et par chargé de projet avec CTRL/Finance.
    • Possibilité de facturation sans papier avec la génération des lots de facturation au format PDF suivi de l'envoi par courriel.
    Principaux rapports
    • Analyse des comptes à recevoir par projet et par chargé de projet avec CTRL/Finance.
    • Impression de la facture en français ou en anglais selon le client.
    • Liste du détail des transactions facturées (honoraires et déboursés).
    • Analyse des taux moyens coûtants et vendants par division.
    • Rapport de vérification des écritures comptables avant transfert dans CTRL/Finance.
    • Regroupement de facturation par Type-Classe-Employé-Heure-Taux.
    • Regroupement de facturation par Type-Classe-Activité-Heure-Taux.
    • Regroupement de facturation par Type-Activité-Heure-Taux.
    • Regroupement de facturation par Type-Heure-Taux.
    • Regroupement de facturation par Employé-Heure-Taux.
    • Regroupement de facturation avec montant global sans heure et sans taux.
     

    Suivi de commandes

    Principales fonctions
    • Le module complète la gestion des commandes d'achats effectuée entièrement par CTRL/Produit en offrant une analyse et un suivi spécifiques par projet.
    • Possibilité d'activer une validation interactive de dépassement budgétaire au moment de la saisie de commandes d'achats dans CTRL/Produit.
    • Intégration dynamique des commandes d'achat avec le journal d'achat de CTRL/Finance. Saisie automatisée en fonction de la commande impliquée.
    • Pourcentage et type de retenue (progressive ou finale) définissables par commande d’achat.
    • Saisie rapide de commentaires standards à titre de description complémentaire.
    • Trois niveaux de suivi des commandes d’achat: achat initial, extra et achats totaux.
    • Suivi détaillé à l’écran du solde en commande, de la facturation reçue, des retenues appliquées, des paiements effectués et le solde à payer.
    • Analyse des comptes à payer par chargé de projet et par projet avec CTRL/Finance.
    Principaux rapports
    • Analyse des commandes en suspens: par commande, par fournisseur et par projet.
    • Analyse des comptes à payer par chargé de projet et par projet avec CTRL/Finance.
    • Le rapport de coûts de projet inclut les commandes d'achat du logiciel CTRL/Produit.
     

    Feuille de temps, relevé de dépenses et paie CCQ

    Principales fonctions
    • Les champs à la fiche « Catégorie d'emploi », à la « Table des échelons » et au « Configurateur de taux » permettent l'automatisation et la simplification de la mise à jour des taux CCQ.

    • La feuille de temps et le relevé de dépense offrent un champ « Date de référence » permettant d'inscrire la vraie date de la transaction en contexte de période comptable fermée.