Gestion d'inventaire (stocks) et de produits

Caractéristiques fonctionnelles
  • Grâce au rapport d'évaluation d'inventaire, qui permet d'évaluer l'inventaire à une date antérieure voulue, vous obtenez moins de contraintes en fermeture d'année, et donc plus de flexibilité. (V9)
  • L'onglet « Référence » des fiches « Item », « Version » et « Entrepôt » offre 15 champs de référence additionnelle pour la gestion d'information personnalisée, qui permet des analyses d’inventaires plus spécifiques. (V9)
  • Les rapports d'évaluation de l'inventaire par entrepôt et par type de transaction offrent la possibilité de forage interactif (« Drill down »). Ce forage vous permet de consulter interactivement le détail de la valeur sommaire affichée pour une analyse plus approfondie de la valeur de votre inventaire. (V9)
  • Codification d’item utilisant jusqu'à 30 caractères.
  • Chaque article possède un statut qui permet d'identifier si un produit est « actif », donc exploitable par les documents courants, ou s'il est préférable de ne pas l'utiliser. Par exemple, lorsqu'un produit est désuet et qu'il faut éviter de l'exploiter dans la conception de produits finis, l'entreprise peut définir le nombre de statuts personnalisés qui sont nécessaires à sa gestion. Avec la sécurité informationnelle de CTRL/Smigg, il est possible de configurer l'environnement de travail de chaque usager, de façon à lui donner accès à une liste partielle de produits telle que la liste des items actifs, qui est la plus courante.
  • Description d'item allant jusqu'à 100 caractères afin de vous offrir l'espace nécessaire pour décrire efficacement vos produits.
  • Disponibilité de 15 champs additionnels « Référence ». Le libellé associé à chaque champ « Référence » peut être personnalisé selon les besoins de l'entreprise par le biais de CTRL/Smigg.
  • Commentaire d'annotation par item permettant une documentation de 99 pages de texte (8.5x11) avec disponibilité de l'éditeur RTF standard de CTRL/Smigg.
  • Gestion de plusieurs versions d'un même produit avec une codification allant jusqu'à 15 caractères. Combinée au code d'item, la gestion par version permet de gérer une codification de produit exploitant jusqu'à 45 caractères.
  • Gestion de plusieurs entrepôts (multientrepôt) avec une codification allant jusqu'à 6 caractères par entrepôt. Chaque item possède une localisation de base lorsque la gestion multientrepôt n'est pas exploitée. Dans ce contexte, chaque entrepôt peut être subdivisé en plusieurs localisations physiques et un même item peut se retrouver à différentes références de localisation selon l'entrepôt.
  • Unité et devise d'inventaire avec conversion dynamique à l'écran de travail lors d'un changement d'unité. Cette caractéristique permet de connaître rapidement les stocks dans une autre unité.
  • Prix, devise et vendant de base par item. Ce « vendant » peut être modulé par le configurateur de prix du module « Commande de vente ».
  • Date et montant du dernier coûtant enregistré pour un item.
  • Unité, devise et quantité économique d'achats par item à titre de référence de base ou pour exploitation par le module « Commande d'achat ».
  • Coûtant moyen calculé automatiquement par item et maintenu à jour selon les transactions effectuées quotidiennement. L'ouverture transactionnelle vous permet de définir quelles transactions spécifiques doivent affecter le coûtant moyen si nécessaire.
  • Consultation directe à l’écran des quantités en stock, en commande, minimum, réservées et disponibles.
  • Gestion des numéros de série pour les items applicables. Les numéros de série disponibles pour un item peuvent être saisis directement à la fenêtre des numéros de série ou encore provenir du processus de réception d'achat. Les numéros de série sont libérés automatiquement à la vente ou à la livraison de toute autre forme. Grâce à l'analyse des transactions d'un item, le logiciel vous permet de connaître depuis quand un item avec un numéro de série précis est détenu dans votre inventaire.
  • Fonction de prise d’inventaire physique avec interface de travail pour lecteur de codes à barres mobile sans fil (wireless). L'utilitaire prévoit une approche intelligente de validation pour détecter les anomalies de localisation et permettre au personnel d’ajuster au besoin l’emplacement des items lors de la prise d'inventaire. Le système détecte, par exemple, la saisie redondante d'un item ou la présence d'un même produit à deux emplacements différents. Vous pouvez donc doubler l'efficacité des efforts déployés sur le plancher.
  • Fonction de saisie directe de transactions par le biais de ce module de base.
  • Un code d’inscription par transaction permet de savoir en tout temps quel usager a effectué une transaction particulière. Il s'agit ici d'un suivi d'ordre de gestion et non technique, tel que CTRL/Smigg le permet avec sa fonction de suivi des accès (audit trail).
  • Historique transactionnel global ou par item qui vous permet d'analyser l'ensemble des transactions effectuées sur l'item selon différents critères, entre autres, en exploitant la fonction « Filtre » de CTRL/Smigg en présence de son module « Interface usager ». Il est très facile et rapide de retrouver le propriétaire d'un item précis uniquement avec le numéro de série en main.
  • Création automatisée d'une description pour différentes versions d’un produit ou d’un entrepôt. Cette caractéristique permet d'établir une nomenclature descriptive précise et automatisée de différents produits. Le mode choisi s'applique autant à la saisie d'une transaction de base qu'aux fonctions documentaires telles que les « commandes de ventes », les « commandes d'achats » et la « gestion de documents ».
  • Transfert direct de produits entre entrepôts par transaction ou avec le module « Commande d'achat ».
  • Intégration comptable en présence de CTRL/Finance (écriture générale et autres journaux comptables). L'activation et le type d'intégration sont d'abord configurés par code de transaction et la génération d'écritures exploite une table de distribution comptable. Cette approche permet d'opérer avec transparence autant dans des contextes comptables complexes ou simples. Le logiciel opère du particulier au global avec douze critères potentiels pour définir l'assignation comptable d'une transaction. Un mode de confirmation interactive de l'affectation comptable d'une transaction est également offert. Vous avez maintenant tout en mains pour un contrôle plus précis!
  • Intégration avec les rapports d'analyse et le module « Suivi des achats et sous-traitances » de CTRL/Projet lorsqu'il est présent. CTRL/Produit alimente les notions d'engagement et de retenue en contexte de gestion de projets.
  • Gestion transactionnelle « intercompagnie » entièrement supportée.
  • Utilitaire d'importation des fiches Item/Version. Cette fonction permet, par exemple, l’importation d’un catalogue de produits sur CD d'un fournisseur.
  • Un utilitaire d'assignation (version et entrepôt) permet la création en lot rapide de profils de versions et d'entrepôts pour des produits existants. Cet utilitaire permet d'utiliser un item modèle comme point de départ. Il peut aussi être exploité pour majorer en lot le prix vendant par catégorie de produits ou par sélection aléatoire.
  • Importation de transactions provenant d'un système externe avec validation d'intégrité et rapport d'exceptions et d'erreurs. Par exemple, un système de pesée.
  • Validations paramétrables de transactions pouvant porter les quantités de l’inventaire ou la quantité disponible sous zéro.
Principaux rapports
  • Tous les rapports sur les items ont été révisés et bonifiés de forage interactif (« Drill down »). Ce forage vous permet de consulter interactivement le détail, vous offrant ainsi une information rapide et précise pour des prises de décision efficaces. (V9)
  • Liste numérique et alphabétique de l'inventaire.
  • Liste par code de localisation pour inventaire matériel.
  • Analyse des transactions selon plusieurs critères et selon différents regroupements par date, type, item, catégorie, entrepôt, intervenant, document et autres.
  • Liste d'évaluation de l'inventaire à une date donnée. Par catégorie d'item et par entrepôt.
  • Analyse de la variation d'inventaire pour une période donnée. Utilisée en absence de CTRL/Finance ou lorsqu'il n'y a pas d'intégration directe avec ce dernier.
  • Statistique comparative d'utilisation par item (année, mois, période).
 

Commande de vente et facturation

Caractéristiques fonctionnelles
  • Un paramètre « Dépassement de la commande » aux types de documents permet de configurer le comportement du système lors du traitement (production de la transaction 2) du document d'achat. Ce paramètre valide si le montant final de la commande est supérieur au montant initial défini. Vous pouvez alors afficher un message de validation, bloquer la transaction ou laisser le traitement se compléter sans message. (V9)
  • À la fenêtre sommaire de traitement (production), la date due est initialisée automatiquement en fonction de la date de facture saisie et de l'échéance définie à la fiche de l'intervenant (client, fournisseur) impliqué. (V9)
  • Gestion des propositions et soumissions d'affaires. La soumission passe en mode « Commande de vente » simplement en modifiant le statut du document après l'approbation du client. Les items inscrits à la commande sont alors automatiquement réservés à l'inventaire.
  • Commande de vente et facturation de produits standards ou spéciaux avec possibilité d'insertion de ligne commentaire.
  • Langue de communication définissable par commande de vente. La langue par défaut est initialisée par la langue de la fiche client associée à la commande.
  • Identification du vendeur par commande de vente. En plus d'être utilisé pour les statistiques de vente, le champ « Vendeur » permet également d'appliquer une configuration de fenêtres de travail spécifique par vendeur par le biais de CTRL/Smigg. Le représentant ne voit alors que ses dossiers.
  • Identification du territoire par commande de vente. Utile pour les statistiques de distribution territoriale des ventes potentielles et des ventes réelles. Facilite aussi la gestion d'un réseau de revendeurs en permettant d'orienter les efforts sur un territoire donné au besoin. Le territoire est une information clé lors de la configuration d'un système centralisé de gestion des ventes pour une entreprise oeuvrant à l'international. Les fenêtres de travail de chaque succursale associée à un pays peuvent être optimisées pour ne présenter que leurs dossiers de ventes spécifiques.
  • Identification du transporteur par commande de vente. Cette fonction permet de regrouper rapidement la livraison des commandes livrables par transporteur au quai d'expédition.
  • Possibilité de spécifier l'adresse de livraison et l'adresse de facturation par commande de vente. Ces adresses sont initialisées par défaut avec l'adresse du client lié à la commande.
  • La date de livraison est définissable par ligne de commande. Cette caractéristique permet de gérer les livraisons à venir avec précision et nuance l'analyse de gestion du suspens.
  • Fréquence de facturation définissable par commande de vente et possibilité de définir des commandes modèles pour une facturation répétitive périodique. Cette caractéristique permet de gérer rapidement la facturation de type « location mensuelle » d'un bien.
  • Configurateur de prix pour la définition de règles de fixation de prix selon une combinaison de différents critères : Catégorie d'item, de version, l'entrepôt, le territoire du client, catégorie de client et de projet. Le prix peut être configuré en fonction d'un intervalle de quantité, d'un intervalle de date et d'une journée particulière pour faciliter la gestion des contextes de ventes particuliers : promotion spéciale pendant une période fixée, escompte automatique pour les clients d'une catégorie particulière, escompte de volume, rabais en % sur une catégorie d'items donnée, etc.
  • Facturation de base, aussi appelée facturation rapide ou au comptoir. Conçue pour la facturation rapide d'articles fréquemment rencontrés dans le secteur de la distribution au détail. Possibilité d'implantation de système de point de vente (POS) avec lecteur de code à barres. La fonction est entièrement intégrée aux commandes de vente, ce qui permet de traiter une commande à partir de la facturation rapide. Cette dernière caractéristique permet de prendre une commande par téléphone et de pouvoir la traiter par la suite lorsque le client passe au comptoir prendre livraison du matériel.
  • Facturation en lot de commandes de vente offrant la possibilité d'opérer par fréquence de facturation (hebdomadaire, mensuel, pour une période donnée, etc.) et selon différents regroupements. Deux tris d'impression sont proposés : numérique par client ou numérique par client maître. Pour les contextes applicables, le tri par client maître permet un regroupement physique logique des factures pour simplifier l'envoi. La fonction permet également d'opérer sur la base d'une présélection aléatoire de clients.
  • Facturation partielle et progressive des commandes avec un suivi rigoureux des items en suspens (B.O.).
  • Modalités de facturation et de paiement intégrés au processus de facturation pour permettre à l'usager de sélectionner le mode applicable (au compte, en argent, par chèque, visa, etc.) selon le contexte du client. Un mode par défaut peut être défini à la fiche client de CTRL/Finance.
  • Configurateur de taxation pour la gestion de différents cas de taxation dans une même commande. Le configurateur permet de gérer autant les différences liées au type de produit que les différences liées au territoire fiscal de la vente.
  • Fenêtre sommaire de facturation permettant d'ajuster certains paramètres comptables tels que la date d'échéance de la facture.
  • Gestion des escomptes et des retenues sur vente.
  • Fonction de fermeture de commande non complétée. Cette option permet de terminer, donc de fermer une commande lorsqu'il y a encore des quantités à traiter et en suspens pour cette dernière. Cette option opère également en lot à partir d'une sélection aléatoire de documents.
  • Annulation partielle ou complète d'une commande déjà traitée. Deux approches sont possibles, soit la saisie et le traitement d’une quantité et d’un montant négatif directement à une ligne de détail ou l'exploitation de la fonction « Renverser la quantité traitée » qui opère un renversement total de la quantité pour l'ensemble de la commande ou pour une ligne sélectionnée.
  • Formulaire de facture standard et personnalisé. Possibilité de définir un formulaire général ou un formulaire par client.
  • Réimpression possible de facture en tout temps.
  • Intégration complète avec CTRL/Finance (journal des ventes, comptes clients et coûts des marchandises vendues). La notion de « distribution comptable » permet d'opérer avec transparence autant dans des contextes comptables complexes ou très simples. Le logiciel opère du particulier au global avec douze critères potentiels pour définir l'assignation comptable d'une transaction.
Principaux rapports
  • Liste des commandes de vente en suspens offrant plusieurs critères de sélection pour des analyses selon différents angles de gestion.
  • Formulaires de commandes et de factures standardisées ou personnalisées. Tout formulaire personnel peut être conçu par le biais du module « Générateur de rapports et de formulaires de CTRL/Smigg ».
 

Commande d'achat

Caractéristiques fonctionnelles
  • Définition des caractéristiques d'achat par fournisseur par item. Aucune limite du nombre de fournisseurs possible par produit. L'option permet de gérer les équivalences de codification entre la codification interne d'un produit et ses équivalences externes, réciproques à chacun des fournisseurs possibles. Ces équivalents sont directement exploités lors de la création de commandes d'achat afin d'utiliser la codification spécifique du fournisseur sélectionné. En présence de différents fournisseurs pour un même produit, un champ « Priorité » permet d'identifier le fournisseur à exploiter en priorité.
  • Gestion des demandes de prix. La demande de prix peut être directement expédiée au fournisseur par courriel ou par télécopieur à partir du processus d'impression. La soumission passe en mode « Commande d'achat » simplement en modifiant le statut du document suite à votre choix final. L'indicateur « En commande » des items inscrits à la commande est alors majoré.
  • Commande d'achat et réception de produits standards ou spéciaux avec possibilité d'insertion de ligne commentaire.
  • Langue de communication définissable par commande d'achat. La langue par défaut est initialisée par la langue de la fiche fournisseur associée à la commande.
  • Identification de l'acheteur par commande d'achat. Le champ « Acheteur » permet également d'appliquer une configuration de fenêtres de travail spécifique par acheteur par le biais de CTRL/Smigg. Ce dernier ne voit alors que les dossiers désirés.
  • Possibilité de spécifier l'adresse de livraison par commande d'achat pour les cas spéciaux.
  • La date de livraison est définissable par ligne de commande. Cette caractéristique permet de gérer les livraisons à venir avec précision et nuance l'analyse de gestion du suspens.
  • Configurateur de prix pour la définition de règles de fixation de prix d'achat selon une combinaison de différents critères : Catégorie d'item, catégorie de version, entrepôt, territoire du client, catégorie de fournisseur et catégorie de projet. Le prix peut être configuré en fonction d'un intervalle de quantité, d'un intervalle de dates et d'une journée particulière pour faciliter la gestion des ententes spéciales avec un fournisseur donné.
  • Réception partielle et progressive des commandes avec un suivi rigoureux des items en suspens (B.O.).
  • Configurateur de taxation pour la gestion de différents cas de taxation dans une même commande. Le configurateur permet de gérer autant les différences liées au type de produit que les différences liées au territoire fiscal des achats.
  • Fenêtre sommaire de réception d'achat permettant d'ajuster certains paramètres comptables tel que la date d'échéance de la facture. L'affichage ou non de l'information financière à la fenêtre sommaire de confirmation est paramétrable.
  • Gestion des retenues de type « Progressive » ou « Finale ». Quatre configurations possibles : « Aucune », « Avant taxes », « Après taxes », « Distribuées après taxes ». La gestion des retenues est fréquente dans les contextes de gestion de projets où il y a un volume important de sous-traitance. La retenue est alors payée uniquement sur la réception complète des services et des biens du sous-traitant.
  • Fonction de fermeture de commande non complétée. Cette option permet de terminer, donc fermer, une commande lorsque cette dernière possède encore des quantités à traiter et en suspens. Cette option opère également en lot à partir d'une sélection aléatoire de documents.
  • Annulation partielle ou complète d'une commande déjà traitée. Deux approches disponibles : soit saisir et traiter une quantité et un montant en négatif directement à une ligne de détail ou l'exploitation de la fonction « Renverser la quantité traitée » qui opère un renversement total de la quantité traitée soit pour l'ensemble de la commande ou pour une ligne sélectionnée.
  • Formulaire de base ou personnalisé d'impression des commandes d'achat. Possibilité de différents formulaires par type de document d'achat (demande de prix, commande finale, commande ouverte, etc.).
  • Réimpression possible de commande et de bon de réception en tout temps.
  • Intégration complète avec CTRL/Finance (journal des achats et comptes à payer). La notion de distribution comptable permet d'opérer avec transparence autant dans des contextes comptables complexe ou très simple. Le logiciel opère du particulier au global avec douze critères potentiels pour définir l'assignation comptable d'une transaction.
  • En présence de CTRL/Projet, tout le logiciel est modulé en fonction de la notion de projet et toutes les analyses disponibles peuvent être effectuées pour un projet donné. Par exemple, il est possible de connaître les commandes d'achat en suspens liées à un projet spécifique.
  • L'intégration avec le module « Suivi des achats et sous-traitances » de CTRL/Projet permet l'analyse de la rentabilité par projet en tenant compte des commandes en cours sur le projet. Engagement et désengagement automatique des commandes par CTRL/Produit dans CTRL/Projet.
Principaux rapports
  • Liste des items à commander. Le logiciel suggère une quantité de commande selon le stock minimal et selon la quantité économique unitaire par commande.
  • Liste des commandes d'achat en suspens offrant plusieurs critères de sélection pour des analyses selon différents angles de gestion.
  • Formulaires de commande et bons de réception standards ou personnalisés. Tout formulaire personnel peut être conçu par le biais du module « Générateur de rapports et de formulaires » de CTRL/Smigg.
 

Gestion de documents

Caractéristiques fonctionnelles
  • L'ensemble des améliorations générales apportées à la gestion des documents est disponible pour tout document plus spécifique tel que les commandes d'achat et de vente. (V9)
  • L'onglet « Destinataire » de l'en-tête de document offre 15 champs de référence additionnelle pour la gestion d'information personnalisée. (V9)
  • Le traitement (production) sommaire de plusieurs documents peut être effectué à partir différents types de documents. (V9)
  • Avec la traçabilité de toutes modifications, obtenez une gestion plus rigoureuse de la production de documents. (V9)
  • Le logiciel supporte la gestion par succursale, disponible avec CTRL/Finance et CTRL/Clinique. (V9)
  • L'interface Web offre plus de flexibilité pour la mise en place de portail d'échanges et de consultation documentaire avec vos clients et vos fournisseurs. (V9)
  • Une option « Type d’intervenant » a été ajoutée à la fiche « Type de document » permettant ainsi de faciliter, par exemple, la gestion des étapes de soumission et de confirmation de commande au niveau des ventes. En présence de CTRL/Dossier, l'intégration devient ainsi plus poussée. (V9)
  • Le module de gestion de document complète les modules « Commande de vente » et « Commande d'achat » en permettant de gérer tout autre type de documents rencontrés dans différents contextes de gestion. Par exemple, en contexte manufacturier le module permet de gérer les commandes internes, les ordres de production, les retours de marchandise, etc. Tout document papier lié à la gestion d'items peut être modélisé.
  • Configurateur de documents permettant de définir l'impact transactionnel selon le type de document ainsi que les interrelations entre plusieurs documents faisant partie d'une chaîne opérationnelle. Un document maître engendre alors un document secondaire et il n'y a aucune limite au nombre de documents faisant partie d'une chaîne.
  • Le préfixe de codification est définissable par type de document.
  • Possibilité d'assignation d'une couleur par type de document. Cette caractéristique accroît l'efficacité opérationnelle de l'usager en lui permettant d'identifier rapidement chaque type de documents aux différentes fenêtres de travail de base (commandes de vente, commandes d'achat et documents généraux). L'identification visuelle de documents prioritaires à traiter est donc simplifiée.
  • Possibilité de personnaliser les libellés de références par type de document.
  • Formulaire d'impression d'un document global ou spécifique par type de document.
  • Fréquence de traitement définissable par document et possibilité de définir des documents modèles pour un traitement répétitif périodique.
  • Exploitation possible du configurateur de prix des modules « Commande de vente » et « Commande d'achat » pour des applications.
  • Une fenêtre sommaire de confirmation de traitement d'un document est disponible. L'affichage de l'information financière peut y être paramétrable.
  • Fonction de fermeture de document non complété. Cette option permet de terminer, donc fermer, un document lorsque ce dernier possède encore des quantités à traiter et en suspens. Cette option opère également en lot à partir d'une sélection aléatoire de documents.
  • Annulation partielle ou complète d'un document déjà traité. Deux approches possibles : soit saisir et traiter une quantité et un montant en négatif directement à une ligne de détail ou l'exploitation de la fonction « Renverser la quantité traitée » qui opère un renversement total de la quantité traitée, soit pour l'ensemble du document ou pour une ligne sélectionnée.
  • La date de traitement prévue est définissable par ligne de document. Cette caractéristique permet de gérer et planifier le traitement des documents actifs en cours.
Principaux rapports
  • Liste des documents en suspens offrant plusieurs critères de sélection pour des analyses selon différents angles de gestion.
  • Formulaire d'impression de document entièrement personnalisable par le biais du module « Générateur de rapports et de formulaires » de CTRL/Smigg.