Gestion de dossiers

Caractéristiques fonctionnelles
  • La gestion des tâches de chacun de vos employés est bonifiée d'un attribut visuel qui indique si l'organisation que vous souhaitez rejoindre est ouverte ou fermée en fonction de l'heure courante; fini les pertes de temps associées à des tentatives de contact infructueuses. (V9)
  • Gestion centralisée de différents types de dossier (client, fournisseur, employé, projet ou personnalisé). La centralisation accélère l'accès à l'information, facilite le partage corporatif et stimule la productivité d'une équipe de travail.
  • La séquence numérique et le préfixe de numérotation des dossiers peuvent être définis globalement ou par type de dossier. La séquence est suggérée automatiquement à la création du dossier, mais peut être modifiée manuellement.
  • Deux lignes de descriptions générales du dossier, deux adresses postales, un courriel général et l'adresse du site internet corporatif. L'activation du site Web peut être directement effectuée à partir du dossier. Le logiciel exploite le navigateur défini par défaut pour le poste de travail de l'usager courant.
  • Gestion de contact illimité avec numéro de téléphone résidence, bureau avec extension, pagette, cellulaire, courriel et fax. Chaque contact possède un titre et une fonction pour les publipostages automatisés. Les quatre premiers contacts sont affichés dans la fiche du dossier alors que les autres sont conservés dans l'option « N-Contact » rattachée au dossier.
  • Un code de statut par dossier. Comme la majorité des codifications standards proposées par CTRL/Dossier, vous pouvez créer votre propre codification personnalisée de statuts de dossier. Pour une gestion plus visuelle et plus efficiente, vous pouvez associer une couleur à chaque code de statut. Le dossier stratégique et le dossier critique peuvent donc être rapidement identifiés. Vous pouvez donc adapter efficacement à la fois vos priorités et votre approche de traitement de chaque dossier clé.
  • Gestion interactive des horaires d'affaire de vos contacts.
  • Un code de langue de travail par dossier. En plus de son utilité sur le plan des communications verbales, la langue de travail peut être combinée à la caractéristique multilingue du générateur de rapports de CTRL/Smigg pour produire un publipostage multilingue en lot. Chaque lettre est produite dans la langue spécifique du dossier de façon transparente. Vous n'avez plus à procéder en plusieurs étapes: impression des lettres françaises, impression des lettres anglaise, etc. Une seule production suffit.
  • Un usager responsable et un territoire par dossier. Ces champs peuvent être exploités pour des fins d'analyse ou encore de sécurité informationnelle avec CTRL/Smigg. La même sécurité informationnelle permet aussi de limiter l'accès selon le type de dossier. Par exemple, les usagers du département administratif peuvent visualiser seulement les dossiers de type «Client» et «Fournisseur» et les usagers du département d'ingénierie peuvent visualiser les dossiers de type « Projet » et « Fournisseur ».
  • Un dossier maitre et un dossier référent par dossier. Ces champs non obligatoires permettent de lier un dossier à un dossier maitre et/ou un dossier référent permettant ainsi de créer des liens entre les différents dossiers de la base de données. Les termes « Maitre » et « Référent » sont des libellés défauts qui peuvent être renommés pour un descriptif plus significatif selon le besoin de gestion à satisfaire. Ces liens relationnels peuvent être exploités en termes de regroupement tout simplement ou dans différents contextes spécifiques, tels que la vente et la prospection, pour identifier la source ayant référé un client potentiel.
  • Indicateur d'inclusion ou d'exclusion automatique d'un dossier ou de certains contacts lors de la création de groupes cibles par la fonction « Communication en lot » du module « Communication et interventions ».
  • Saisie possible de 99 pages de texte au champ «Commentaire» du dossier.
  • Gestion automatisée de la date de création et de dernière modification par dossier.
  • Date de révision, inscrite au besoin.
  • En présence d'autres logiciels CTRL, le système effectue une intégration automatique de l'information de la fiche dossier et de son profil avec son équivalent dans le logiciel CTRL complémentaire. Par exemple, vous créez un client ou un fournisseur et ce dernier se crée dans CTRL/Finance automatiquement. Le profil du dossier permet, dans cet exemple précis, de gérer l'ensemble des champs d'information de la fiche client de CTRL/Finance. Une intégration interlogiciel CTRL complète.
  • L'intégration interlogicielle CTRL permet d'opérer une base de données de contacts centralisée en contexte multicompagnie. Par exemple, le même fournisseur transige avec vos cinq compagnies comptables? En tout temps un changement d'adresse effectué dans sa fiche de CTRL/Dossier se répercute dans chaque compagnie comptable de CTRL/Finance où le fournisseur est actif.
Gestion documentaire
  • La nouvelle possibilité d’hyperlien à un mémo externe au dossier vous permet d’activer rapidement un dossier complémentaire grâce à l’intégration d’hyperliens à tout champ commentaire. Complétez votre documentation textuellement un intégrant un document externe par simple « copier-coller » et accroissez votre productivité. (V9)
  • Gestion documentaire efficace et structurée avec la possibilité d'associer automatiquement un répertoire physique au dossier nouvellement créé dans le logiciel. Ce répertoire permet de conserver tout type de documents bureautiques (image, plan, vidéo, document Microsoft MD , fichier PDF, etc.) ou tout type de fichiers techniques, par exemple un exécutable, en relation avec le dossier. Ce répertoire physique peut-être exploité à simple expression à titre de filière informatique ou intervenir dans le cadre des communications internes et externes de l'entreprise lorsque le module « Communication et interventions » est utilisé.
  • Association de différents documents et images à un dossier.
  • Capture directe d'image, numérisation directe, annotation sonore, fichier vidéo, etc.
  • Visualiser et éditer une image ou un document aux fins d’analyse.
  • Importation ou exportation de documents.
  • Archivage de documents.
  • Impression directe d'un ou de plusieurs documents.
  • Envoi par courriel d'un ou plusieurs documents.
  • Partage documentaire web sécurisé, en présence du module d'interface web.
  • Création directe de mémos à partir d'un ou plusieurs documents.
  • Éditeur d'images intégré au module de gestion documentaire.
Caractéristiques et profil de dossier
  • Intégration dynamique entre les logiciels CTRL/Dossier et CTRL/Finance pour vous permettre une meilleure gestion du paiement des fournisseurs. (V9)
  • Nombre illimité de caractéristiques d'information personnalisées pour la gestion des profils de dossier.
  • Chaque fiche « Caractéristique » du profil contient cinq valeurs, cinq dates et un commentaire. Exploitées à la fiche caractéristique de base, ces données peuvent servir uniquement d'information descriptive de la caractéristique ou permettent de définir de l'information complémentaire accompagnant automatiquement l'assignation de la caractéristique à un profil de dossier. Exploités au profil, ces données permettent de préciser et de compléter l'information gérée par la caractéristique. Les deux approches peuvent aussi être exploitées.
  • Possibilité de 99 pages de texte au champ « Commentaire » de la fiche « Caractéristique » et de la fiche « Profil ».
  • Définition possible d'un ordre visuel précis pour la consultation d'un profil. Cette possibilité permet de garantir l'affichage constant de caractéristiques clés en début de liste. L'information critique est donc directement accessible sans besoin d'utiliser les barres de défilement.
  • L'assignation des caractéristiques à un profil de dossiers opère de façon dynamique selon le type de dossiers sélectionné et le contenu existant au profil. Il est donc possible de limiter l'attribution de certaines caractéristiques à des types de dossiers précis. Il est également possible d'attribuer plusieurs caractéristiques en lot au profil d'un dossier pour accélérer l'édition. La liste des caractéristiques associables à un dossier exclut toujours les caractéristiques déjà présentes au dossier.
  • L'attribution de caractéristiques à un profil peut se configurer pour opérer par groupe dans une première étape et offrir un mode d'association procédant selon la logique du général au particulier. Cette approche est particulièrement utile en présence d'un grand volume de caractéristiques d'information. Par exemple, lors de l'attribution d'un secteur d'activité au profil d'un dossier, le système présente d'abord les grands regroupements d'information, dont le groupe «Secteur d'activité» et lorsque l'usager sélectionne ce dernier, il obtient ensuite la liste complète des secteurs d'activités disponibles.
  • CTRL/Dossier offre un utilitaire de restructuration des profils de l'ensemble des dossiers. Ce dernier offre, entre autres, la possibilité de modifier en lot une valeur précise d'une caractéristique donnée ou encore d'attribuer une nouvelle caractéristique à des dossiers répondants à un profil particulier.
  • Profitant de la puissance relationnelle de CTRL/Smigg, il est possible en tout temps de renommer un code de caractéristique ou encore d'éliminer complètement une caractéristique du profil de tous les dossiers.
Principaux rapports
  • Fiches signalétiques (alphabétique et numérique) et de validation de dossier.
  • Listes alphabétique et numérique de dossiers. Ce rapport permet, entre autres, d'obtenir une liste selon le responsable interne attitré au dossier.
  • Liste de dossiers par statut, par territoire, territoire maître, dossier maître et par dossier référent.
  • Liste de dossiers redondants selon trois critères possibles : le téléphone 1, le code postal 1 ou l'adresse 1.
  • Impression d'étiquettes à partir des « Contact 1 » et « Contact 2 » selon un format pouvant être sélectionné parmi une centaine de modèles standards de la marque « Avery ».
  • Rapport de fusion pour intégration transparente avec la fonction de publipostage de MS-Word MD .
  • Rapport de fusion pour intégration transparente avec la fonction de télécopie en lot de Winfax ProMD .
  • Listes des dossiers par caractéristique avec trois classements secondaires : par dossier, par description, par nom du contact 1. Ce rapport permet, entre autres, d'obtenir la liste de dossiers répondant à des caractéristiques précises.
  • Liste des dossiers sans profil défini.
  • Statistiques graphiques de distribution des dossiers par statut. Ce rapport répond rapidement, entre autres, à la question « Combien avons-nous de clients actifs présentement ? ».
  • Statistiques graphiques de distribution des dossiers par territoire. Ce rapport permet de savoir rapidement, par exemple, de quelle région provient majoritairement la clientèle établie ou la nouvelle clientèle récemment recrutée.
  • Statistiques graphiques de distribution des dossiers par caractéristique faisant partie d'un groupe donné. Lorsque la notion de profil est exploitée pour plusieurs volets d'information (secteur d'activité, association professionnelle, etc.) ce rapport peut permettre, par exemple, d'extraire la répartition en pourcentage de vos clients par secteur d'activité précis.
  • Statistiques graphiques de distribution des dossiers selon la valeur 1 d'une caractéristique donnée. Par exemple si vous qualifiez vos fournisseurs de A, B, C pour la qualité de leurs services, ce rapport peut permettre d'obtenir la proportion des fournisseurs d'une spécialité précise par niveau de qualité.
  • Statistiques graphiques de distribution des dossiers possédant une caractéristique donnée par territoire. Par exemple, si vous avez associé une caractéristique de spécialité professionnelle au profil de chacun de vos employés et défini un territoire à leur fiche employé, ce rapport peut vous permettre d'obtenir rapidement la distribution territoriale d'une expertise donnée dans votre entreprise.
  • Listes numériques de toutes les données de base.

En présence du générateur de rapports de CTRL/Smigg, les rapports standards doivent être perçus comme un simple point de départ puisque le générateur vous offre une flexibilité de personnalisation totale.

 

Communications et Interventions

Mémos et historique d'information

  • Encore plus de souplesse pour la gestion de vos données avec les 5 champs éditables et configurables selon vos besoins. (V9)
  • Chaque action sur un dossier peut être conciliée et documentée au niveau de la fonction « Mémo ». Un mémo se transforme en intervention de gestion s'il ne possède pas de date de fin, mais qu'il possède une priorité d'intervention.
  • Le (ou les) usager(s) ayant accès au dossier peut consulter en tout temps l'historique complet d'un dossier.
  • Chaque fiche mémo comprend les données de base usuelles pour le suivi d'une action de gestion : Date et heure d'inscription, date et heure de début de travail, date et heure de fin de l'intervention, durée de début (Inscription - Début) et durée d'intervention (Début - Fin), demandeur, inscripteur et responsable de l'action à faire, s'il y a lieu.
  • Des champs « Note » et « Communication » sont également présents pour gérer et distinguer la documentation interne et externe, cette dernière étant, par exemple, la seule partagée avec le client. Une saisie possible de 99 pages de commentaires pour les deux champs. Ces champs commentaires peuvent être édités en format « RTF » pour y insérer des images au besoin et profitent donc de toutes les possibilités offertes par CTRL/Smigg.
  • Chaque mémo peut être caractérisé davantage par le biais de quatre champs additionnels importants : un type, un statut, un objet et une référence.
  • Chaque mémo peut être complété de documents attachés. Tout type de documents bureautiques (image, plan, vidéo, document MicrosoftMD, fichier PDF, etc.) ou tout type de fichiers techniques en relation avec l'intervention peut être joint au mémo.
  • Tout document ou fichier attaché à une fiche mémo peut être activé (visualisé ou exécuté) simplement en double cliquant sur ce dernier.
  • Fonction de « glisser-déplacer » de fichier dans l'explorateur WindowsMD, permettant la création d'hyperlien et de fichier attaché au mémo.
  • Possibilité de gérer des cumulatifs distincts de durée par type de mémo. Cette possibilité de cumulatifs dynamiques permet de gérer des banques de temps par dossier ou encore de cumuler une autre unité telle que des dollars.
  • Possibilité d'associer un code d'abréviation à un code de référence pour permettre un encodage rapide et standardisé.
  • Onglet référence offrant 5 champs personnalisables.
  • Possibilité de transférer un ou plusieurs mémos en lot d'un dossier à un autre dossier.
  • Fonction de synchronisation des mémos lorsqu'un poste de travail a été déconnecté du réseau physique local. La synchronisation met à jour l'historique de mémos du dossier du serveur central et du poste satellite avec l'information la plus récente des deux postes de travail.
Gestion d'interventions
  • Fonction de gestion des interventions en suspens (« To do list ») qui affiche constamment les mémos qui ne possèdent pas de date de fin, mais qui possèdent une priorité d'intervention.
  • Des tris d'analyse visuelle sont disponibles.
  • L'attribut visuel de couleur, associé à un dossier selon son statut, se répercute automatiquement à la liste des interventions.
  • Chaque usager appelé à intervenir et à agir pendant le processus de traitement de l'intervention peut bonifier la documentation aux champs « Note » et/ou « Communication » et/ou en joignant des documents additionnels au besoin.
  • Indicateur visuel de réception d'une nouvelle intervention.
  • L'ensemble de l'information d'un dossier peut être consultée à partir d'une intervention lui étant associée.
  • La gestion d'interventions peut être exploitée dans un modèle d'affaires ASP et permet d'opérer par le biais d'un réseau de postes de travail géographiquement décentralisés grâce aux technologies Internet.
Courriels
  • Envoi de courriels directement à partir de la fiche mémo avec gestion complète des documents joints.
  • En présence de plusieurs documents attachés, l'usager peut effectuer une sélection partielle de documents pour l'envoi.
  • Les champs « Sujet » et « Communication » de la fiche mémo correspondent respectivement aux champs usuels « Sujet » et « Message » du courriel. Le contenu de ces deux informations peut être modifié interactivement au moment de l'envoi et les modifications sont automatiquement enregistrées à la fiche mémo.
  • Envoi de courriel en mode textuel de base ou en format HTML.
Communication en lot et messagerie interne
  • Possibilité de faire des envois de courriels en lot par le biais de la fonction de communication en lot.
  • Création et insertion d'un mémo type à tous les dossiers faisant partie du groupe cible.
  • Envoi de courriel type à tous les dossiers faisant partie du groupe cible sélectionné.
  • Envoi de courriel type à tous les dossiers faisant partie du groupe cible sélectionné avec ajout automatique d’un mémo au dossier à titre de trace de communication.
  • Envoi d'une page web de format HTML intégral.
  • Historique et statistiques d'envois.
  • Possibilité de cibler les courriels en erreurs.
  • Ciblage des contacts d'un groupe d'envoi par type, statut, compagnie, langue, territoire et du profil d'un dossier.
  • Choix aléatoire ciblé de dossiers tel que voulu.
  • Filtration des dossiers selon les contacts voulus, sur le type de contact et sur les documents liés aux contacts.
  • Système de messagerie interne avec indicateur visuel d'arrivée d'un nouveau message.
Principaux rapports
  • Liste des mémos par date de début, de rappel ou de fin.
  • Impression de la fiche mémo. Les possibilités RTF de CTRL/Smigg permettent beaucoup de flexibilité de gestion quant à l'utilisation de la fiche mémo comme document interne.
  • Liste des mémos par dossier, sommaire et détaillé.
  • Liste des interventions en attente par usager, sommaire ou détaillée.
  • Analyse des interventions par dates d'inscription, de rappel et de confirmation.
  • Analyse des interventions par usager inscripteur ou responsable.
  • Distribution des interventions, graphique (pointe de tarte) ou textuelle, par statut de mémo.
  • Distribution des interventions, graphique (pointe de tarte) ou textuelle, par type de mémo.
  • Distribution des interventions, graphique (pointe de tarte) ou textuelle, par objet de mémo.
  • Distribution des interventions, graphique (pointe de tarte) ou textuelle, par référence.

En présence du générateur de rapports de CTRL/Smigg, les rapports standards doivent être perçus comme un simple point de départ puisque le générateur vous offre une flexibilité de personnalisation totale.

 

Agenda et Rendez-vous

Gestion d'agenda

  • Optimisez vos opérations en positionnant chaque cahier d'agenda dédié à un rôle particulier en fonction de sa fréquence d'utilisation ou selon vos besoins. (V9)
  • Cahier de rendez-vous personnalisés et illimités; journalier, hebdomadaire, mensuel, etc.
  • Exploitation de plusieurs cahiers de rendez-vous simultanément, identifiés par onglets.
  • En contexte d'exploitation de plusieurs cahiers de rendez-vous, possibilité de synchroniser la date d'affichage d'un cahier à l'autre.
  • Possibilité de ne pas afficher une ressource absente pour la journée au cahier de rendez-vous.
  • Adaptation visuelle en contexte de cahier de rendez-vous multiressources qui auraient des horaires et/ou périodicités différents.
  • Indicateurs de performance affichables ou non; honoraires, autres frais, taux horaire, heures occupées et heures disponibles.
  • Nombre de ressources affichées dans les cahiers de rendez-vous, illimités. 
  • Les agendas sont perpétuels et conservent tous les historiques des années passées.
  • Rafraichissement automatique des cahiers de rendez-vous.
  • Affichage de l'heure courante.
  • Impression directe de l'agenda.
  • Cahier de rendez-vous et ressources modifiables en tout temps.
  • Barre de navigation permettant de rapidement se repositionner à « Aujourd'hui », avancer ou reculer d'un jour, une semaine ou un mois. Calendrier mensuel à annuel permettant de sélectionner une date précise. 
  • Barre de navigation avancée permettant d'inscrire une quantité de jour, de semaine, de mois ou d'année pour un rendez-vous précis dans le temps ou avec récurrence périodique.
  • Barre d'outils permettant d'accéder à toutes les informations d'un dossier à partir d'un rendez-vous.
  • Barre de statut affichant le numéro de dossier et le numéro de téléphone au bureau, le tout à partir du rendez-vous.
Gestion des horaires
  • Choix d'exploiter les agendas fermés, dont les plages de présence sont inscrites seulement à la réception des horaires des ressources, ou exploiter des agendas ou les ressources sont prétendus toujours présentes sauf sur certaines plages horaires définies.
  • Gestion de plage horaire dédiée, de façon exclusive ou non et selon une périodicité définie ou non. 
  • Périodicité de travail des ressources définissables pour chacune d'elles.
  • Horaire définissable par ressource et/ou par succursale.
  • Gestion de catégorie de ressources définissables.
  • Utilitaire de copie ou de modification d'horaire en lot.
  • Visualisation de l'horaire d'une ressource à partir du cahier de rendez-vous.
  • Modification et/ou ajout de plage horaire directement au cahier de rendez-vous pour une ou plusieurs ressources à la fois.
Gestion de rendez-vous
  • Critère de recherche « par catégorie de rendez-vous » dans votre fonction « Recherche de disponibilités » qui accroit la flexibilité d'adaptation de la fonction à différents contextes. (V9)
  • La synchronisation avec « Google Calendar » intègre les coordonnées géographiques au rendez-vous. Vous pouvez dorénavant obtenir automatiquement un itinéraire à partir de votre téléphone intelligent. (V9)
  • La fiche de rendez-vous permet de prendre un rendez-vous pour plusieurs ressources en une seule étape pour une efficacité accrue, même dans les situations de gestion les plus complexes. (V9)
  • Prise de rendez-vous directe, avec possibilité d'automatisation sans clic. 
  • Sélection rapide du dossier en inscrivant les premières lettres de ce dernier.
  • Information sur la date de la prise du rendez-vous et sur la date de modification du rendez-vous.
  • Catégories de rendez-vous personnalisables.
  • Couleur par catégorie de rendez-vous.
  • Statut de rendez-vous avec pictogramme dont la dimension est configurable.
  • Alarmes visuelles possibles selon le statut de rendez-vous; soit un clignotement du rendez-vous, soit un changement de couleur du rendez-vous
  • Gestion de rendez-vous par succursale.
  • Champ commentaire permettant la saisie de 99 pages de textes avec éditeur de texte intégré.
  • Chevauchement de rendez-vous possible avec un résultat clair et évident.
  • Déplacement de rendez-vous unique ou en lot avec possibilité de garder une trace au dossier.
  • Utilisation des clefs standards WindowsMD « CTRL et X », « CTRL et C », « CTRL et V ».
  • Utilitaire de transfert de rendez-vous d'une ressource à une autre.
  • Confirmation de rendez-vous par courriel.
  • Fonction de recherche de disponibilités de 1 à 6 ressources simultanément, avec les choix de plages de date et heure, de ressource ou catégorie de ressources, de catégorie de rendez-vous spécifique, de territoire , succursale et journée, tous en même temps ou avec une gestion de délai entres les rendez-vous.
  • Définition de groupe de ressources pour des recherches de disponibilités hautement efficaces.
  • Prise de rendez-vous pour plusieurs ressources à la fois dans la même opération.
  • Synchronisation de rendez-vous avec "Google Agenda"(MC) avec intégration géographique du rendez-vous.
Principaux rapports
  • Impression de l’agenda tel que visualisé.
  • Feuille de rendez-vous pour référence interne.
  • Liste des dossiers sans rendez-vous à partir d'une date donnée.
  • Historique des rendez-vous par dossier.
  • Liste des rendez-vous (nombre de dossiers) par période par ressource et/ou par succursale.
  • Liste des revenus prévus pour une période par ressource et/ou par succursale.
  • Horaire mensuel
  • Analyse de la capacité par ressource
  • Analyse graphique des rendez-vous par statut pour une période (proportion en % et analyse mensuelle).
  • Analyse graphique des rendez-vous par catégorie pour une période (proportion en % et analyse mensuelle).
  • Analyse graphique des rendez-vous par statut et par ressource pour une période (proportion en % et analyse mensuelle).
  • Analyse graphique du nombre global de rendez-vous par mois.
  • Analyse graphique des rendez-vous par succursale.

 

 

Règles d'affaires et assistance contextuelle

Caractéristiques fonctionnelles

  • Assignation automatique de priorité d'intervention à la saisie d'un mémo. Les règles de priorisation sont définies d'abord par type de dossier et ensuite selon le statut du dossier et le statut de mémo assigné. La flexibilité de paramétrage est illimitée puisque la codification de gestion est ouverte pour les trois champs de base: type de dossier, statut de dossier et statut de mémo. L'automatisation est donc d'une précision étonnante sur le plan de gestion. Par exemple, dans un contexte d'équipe unique s'occupant à la fois des activités administratives et des appels de service, les clients peuvent être servis en priorité, simplement sur la base de la différence dans le type de dossier associé à l'intervenant qui appelle un client « CLI » ou un fournisseur « FOU ». Dans un contexte d'un centre d'appels dédié à la clientèle, la différenciation d'un appel critique, d'une intervention générale sur un dossier stratégique ou d'un appel de moindre importance s'avère simplement une question de définition de règles basée sur le statut de dossier et le statut de l'intervention. Vous êtes le maitre de la matrice de priorités applicables!
  • Restructuration automatique des interventions lors de modification de la matrice de priorités. Le système vous offre de mettre à jour l'ensemble des interventions non confirmées, c'est-à-dire en suspens, pour les reclasser automatiquement selon la nouvelle matrice de priorités applicables.
  • Configuration précise de l'affichage (oui ou non) du message accompagnant l'ajout d'une intervention à un dossier. Lorsque le message est activé, ce dernier apparait uniquement à l'usager responsable de l'intervention. La configuration suit les mêmes critères que ceux appliqués pour l'attribution automatique d'une priorité. L'affichage ou non du message peut donc devenir un indicateur additionnel de gestion qui apparait uniquement dans des cas très critiques pour attirer l'attention de l'usager responsable. La désactivation du message est également très utile dans les contextes d'appels généraux pour éviter qu'un usager soit constamment dérangé.
  • Le système d'assignation automatique de priorité peut être configuré de manière à donner préemption au statut de dossier ou au statut de l'intervention. Le choix de l'un ou l'autre des modes dépend directement du contexte spécifique de l'entreprise. Par exemple, si, quel que soit le statut de l'intervention, un dossier stratégique doit toujours être traité en priorité maximale alors la préemption est accordée au statut de dossier. De plus, dans les contextes plus complexes de gestion où les matrices de priorité nécessiteraient une longue définition, cette possibilité permet d'en minimiser les dimensions afin d'en faciliter la définition initiale et la gestion à long terme.
  • Fonction d'assistance contextuelle basée sur la définition de règles d'affaires corporatives. La fonction permet d'implanter des automatismes de gestion respectant les normes de l'entreprise. Les applications peuvent toucher tous les pôles opérationnels d'une entreprise. Cette fonction très puissante opère sous un principe de l'analyse hypertexte interactive du commentaire saisi au champ « Note » de la fiche mémo. Cette fonction transforme littéralement l'expertise accumulée de votre organisation en valeur ajoutée pour une stratégie d'accroissement d'efficience et d'efficacité de gestion.
  • Toute règle d'affaires est conçue autour de la notion de mots clés ou d'information significative que vous pouvez définir selon vos besoins. Plus les mots clés sont précis, plus la règle est précise et permet de répondre à une situation très spécifique. Cette approche permet donc d'exploiter la fonction à différents niveaux. Vous pouvez débuter son implantation par des règles générales pour progresser vers des règles d'affaires très pointues qui dictent une procédure très précise dans un cas de gestion particulier.
  • La fonction offre la possibilité de modifier automatiquement certaines données (statut, objet et référence) de la fiche mémo en cours d'ajout afin d'accroitre la qualité de l'information saisie à la base. Cette caractéristique permet d'obtenir en aval des statistiques de gestion de qualité supérieure pour des décisions également de qualité supérieure.
  • L'activation de l'assistance contextuelle et l'exploitation des règles d'affaires peut se configurer à deux niveaux d'édition : à la création d'une intervention uniquement ou à la modification du champ « Note » également.
  • L'application des règles d'affaires peut être automatique en appliquant à tout coup la meilleure règle possible sans offrir aucun choix à l'usager ou le système d'assistance peut être configuré pour présenter d'abord la liste des règles applicables pour permettre le choix de la règle le plus pertinent par l'usager.
  • L'assistance contextuelle peut également être activée manuellement en tout temps sur un mémo existant pour réévaluer le contenu du champ « Note » suite à l'ajout d'information (en mode création) ou tout simplement pour connaitre l'évaluation de la banque de connaissances corporative suite aux dernières règles ajoutées ou bonifiées.
  • Plusieurs paramètres permettent d'ajuster le comportement du système d'assistance afin d'optimiser sa précision et donc son degré d'intelligence dans le contexte précis des opérations clés de votre entreprise. Mentionnons, entre autres, un seuil de pertinence de la règle en fonction de son résultat d'analyse pour une situation donnée et un nombre limite de règles d'affaires applicables présentées à l'usager.
 

Interfaces Web

Caractéristiques fonctionnelles

  • Partagez la documentation et les images avec des tiers (collègues externes) grâce à un portail sécurisé simple et efficace.
  • En tant qu'usager, vous pourrez consulter l'horaire de votre journée de travail à distance et à partir de tout accès Internet.
  • Permet une navigation sécurisée dans votre site Web par rapport à un niveau de sécurité dans CTRL/Dossier.
  • Un nombre illimité de niveaux d'accès peut être exploité pour la gestion interactive de l'activation des pages HTML du site Web intégré avec CTRL/Dossier. Les pages sécurisées se définissent en code « ASP » en y intégrant un script technique à leur entête et chaque dossier possède son niveau d'accès pouvant soit être hérité de son statut ou soit être défini spécifiquement à sa fiche dossier.
  • Un formulaire d'inscription Web est livré automatiquement avec CTRL/Dossier. Sur confirmation de l'inscription, un dossier est automatiquement créé dans CTRL/Dossier ainsi qu'une intervention de suivi. L'usager responsable des inscriptions interactives reçoit alors un message lui signalant une nouvelle inscription pour qu'il puisse y donner suite rapidement.
  • Permet à vos partenaires, clients ou fournisseurs de confirmer ou d'annuler leur rendez-vous avec une mise à jour interactive du statut à l'agenda. Une demande de déplacement de rendez-vous peut également être transmise à l'usager responsable de votre compagnie.

 

Si votre site Internet est hébergé chez un fournisseur de services internet externe, notez qu'il est important que ce dernier vous confirme qu'il accepte l'hébergement du module Web de CTRL/Clinique qui doit être installé sur son serveur.

 

L'apparence des interfaces offertes par CTRL peut facilement être personnalisée à votre image par le biais des services de Vision3w, une division de CTRL.