Caractéristiques et fonctions de base

Fonctions
  • Les caractéristiques et fonctions de base de la plate-forme Smigg sont livrées automatiquement avec tous les logiciels CTRL et n'exigent pas l'achat d'un module particulier.
Gestion des usagers
  • Plate-forme multiusager. Chaque usager possède une fiche personnelle et un mot de passe crypté au niveau physique.
  • Un administrateur « Super usager » (GERSYS) possède les droits les plus complets. Certaines fonctions des logiciels CTRL d'application exigent l'utilisation de ce super usager pour opérer. La gestion des usagers exploite une structure hiérarchisée, c'est-à-dire que même si un usager supérieur possède les droits de gestion des accès, il est tout de même limité à ses usagers subordonnés uniquement.
  • Fonction de traçabilité d'édition (audit trail) qui permet de consulter l'historique de tout accès, de toute création et modification d'information dans les logiciels CTRL en termes de « qui, quoi et quand ». La fonction est réservée au gérant de système et peut être activée à partir d'une fiche d'information donnée pour analyser son historique spécifique ou globalement pour toutes les interventions dans le logiciel.
Écrans de travail
  • Pour faciliter votre travail et identifier rapidement la fenêtre de travail active, il y a un cadre autour de cette dernière, le tout configurable par la clé . (V9)
  • Interface respectant les standards WindowsMD reconnus tels que MDI (Multiple Documents Interface). Approche de navigation par menus locaux (contextuels) offrant rapidement les options disponibles par un simple clic sur le bouton droit de la souris.
  • Logiciel bilingue (Français - Anglais) avec choix de langue de travail par usager. Le logiciel peut donc être utilisé simultanément dans deux langues différentes sur un même réseau.
  • Configuration de couleurs et de paramètres généraux (date courante, format de saisie, etc.) selon la configuration du système d'exploitation.
  • Approche normalisée de présentation de l'information intégrant au minimum une vision « Liste » et « Fiche » par écran de travail.
  • Sauvegarde de la position d'ouverture, sur un champ en mode fiche ou à un endroit précis en mode liste.
Édition d'informations
  • Dans le cadre d'une traçabilité accrue de l'information, il est possible d'automatiser l'insertion de l'estampille temporelle « F5 » dans tout champ de type « Commentaire » grâce à une propriété d'édition « Identification automatique ». (V9)
  • Dans le cadre de la gestion de l'authenticité de l'information (garantir que l'information est originale), tout champ de type « commentaire » offre une option permettant de verrouiller le texte saisi de manière à empêcher sa modification par un utilisateur autre que l'inscripteur. Seul l'inscripteur peut déverrouiller son texte et peut le modifier au besoin. (V9)
  • Un mode de recherche avec filtration interactive est disponible au mode « Liste » de toute fenêtre de travail pour vous permettre de gagner du temps. En plus de limiter l'affichage aux fiches répondant interactivement aux caractères de recherche saisie pour une colonne donnée, la recherche a également été améliorée pour rechercher à l'intérieur de toute chaîne de caractères et dans le contenu de tout champ de type « commentaire ». (V9)
  • Il est possible de configurer le mode « Liste » d'une fenêtre déroulante de manière à ce qu'à sa prochaine activation, elle se positionne automatiquement sur la dernière fiche active lors de sa fermeture précédente. Vous pouvez ainsi identifier rapidement la dernière fiche sur laquelle vous avez travaillé. (V9)
  • Il est possible d'insérer un hyperlien vers un mémo dans tout champ commentaire. Vous avez la possibilité de lier des mémos portant sur le même sujet et naviguer rapidement de l’un à l’autre en un seul clic. (V9)
  • Création et modification d'information en mode d'affichage « Fiche » ou « Liste ». Il est également possible de créer de l'information à partir d'une nouvelle fiche existante à l'aide d'une fonction de copie référentielle.
  • Modification directe d'un champ grâce à une fenêtre déroulante.
  • Recherche dynamique dès les premiers caractères tapés dans une colonne d’information.
  • Filtration automatique, limitant l'affichage
  • Le système offre également une fonction « Recherche avancée ». Cette fonction permet à l'usager d'appliquer sa recherche à l'intérieur d'une chaîne de caractères. Il y a deux modes d'opération configurables par le biais des propriétés. Le mode « Manuel » qui présente un message de confirmation avant de poursuivre la recherche avancée lorsque la recherche simple est infructueuse et le mode « Automatique » qui active immédiatement la recherche avancée en cas d'insuccès de la recherche simple. Cette possibilité améliore substantiellement la capacité de recherche de la plate-forme, particulièrement lorsque la codification de l'information n'est pas normée. Par exemple, si les numéros de téléphone « Bureau » ne sont pas tous saisis avec l'indicatif régional, la recherche simple ne s'avère pas très efficace alors que la recherche avancée vous permet de trouver le dossier correspondant en fonction de la portion du numéro que vous saisissez progressivement.
  • Tri par colonne pour la majorité des colonnes affichées à une fenêtre déroulante.
  • Modification simple et en lot de fiches d’information.
  • Remplacement relationnel de fiches d’information.
  • Destruction en lot de fiches d'information.
  • Fonction « Marquer tout » pour cocher toutes les fiches d'une fenêtre de travail en vue, par exemple, d'une modification ou destruction en lot ou encore de l'impression d'une série de fiches d'information.
  • Fenêtres de sélection pour tous les champs de saisie en relation avec un objet d’information.
  • Défilement vertical avec la roulette centrale d'une souris en mode liste d'une fenêtre de travail.
  • Les champs « Commentaire » ou « Note » qui apparaissent aux différentes fenêtres de travail de tous les logiciels CTRL offrent un éditeur RTF (Rich Text Format) pour une mise en forme avancée du texte saisi en commentaire. Soulignons, entre autres, les possibilités suivantes : l'application de polices de caractères différentes pour différentes sections d'un texte, la gestion de l'indentation et de la tabulation et la possibilité d'intégrer une image ou un objet dynamique (OLE) tel qu'un document bureautique.
  • Tout hyperlien défini dans un champ « Commentaire » est directement activé dans le contenu du commentaire. Il apparaît en bleu et permet à tout usager qui clique sur ce lien de se déplacer automatiquement à l'adresse URL désignée.
  • Insertion automatisée de la signature temporelle de l'utilisateur dans un champ commentaire par le biais du calendrier de système  en appuyant ensuite sur la clé <Entrée>. Le code d'usager, le jour, la date et l'heure courante sont automatiquement insérés. Cette fonctionnalité facilite, par exemple, le suivi chronologique des notes prises dans un même mémo de service.
  • Si nécessaire, un explorateur sophistiqué permet de joindre divers types de documents externes grâce à une recherche étendue de noms de fichiers.
  • Mode de saisie « International » pour éliminer les contraintes relatives aux standards de codification de différents pays (téléphone, code postal, etc.).
Outils de bureau
  • L'envoi de courriel offre la possibilité d'utiliser un destinataire ne faisant pas partie des contacts du dossier (projet, patient, client, etc.). (V9)
  • L'intégration du correcteur « Antidote » est supportée. (V8)
  • Bloc-notes personnel par usager. Chaque usager peut y conserver des notes de travail personnelles pour éviter l'accumulation de document papier.
  • Hyperlien de liaison d'un mémo à l'autre pour référence par exemple.
  • Calendrier perpétuel accessible en tout temps par une simple clé rapide.
  • Activation directe du site Web CTRL pour utilisation de services internet (FAQ, téléchargement) ou consultation générale.
  • Fonction et lien de support à distance par internet intégré par le biais du gratuiciel « Tight VNC ».
  • Définition complète des paramètres de communication par internet. Ces paramètres sont exploités automatiquement par tous les logiciels CTRL offrant des possibilités de communication par courriel.
  • Signature de courriel personnelle par usager.
 

Gestion de la sécurité et des accès

Sécurité fonctionnelle
  • La fonction « Groupe d'accès » permet d'appliquer, en une seule opération, un groupe d'accès donné à un groupe d'utilisateurs sélectionnés. Sur confirmation, tous les utilisateurs sélectionnés héritent du groupe d'accès à leur matrice d'accès. (V9)
  • Sécurité opérant par la définition de groupe d'accès standards associés à une matrice d'accès par usager. L'accès à chaque module fonctionnel (fonction) des logiciels CTRL peut être géré. Une matrice d'accès peut posséder plusieurs groupes d'accès opérant simultanément.
  • Approche d'application et de définition des matrices de sécurité fonctionnelle par inclusion ou exclusion.
  • La sécurité fonctionnelle permet de gérer l'accès par compagnie comptable.
Sécurité informationnelle
  • Une nouvelle propriété « Confirmer la sauvegarde » permet dorénavant d'exiger une confirmation lors de l'annulation d'un processus d'édition d'une fiche afin d'éviter de perdre de l'information involontairement. (V9)
  • Toute information d'un écran de travail peut être filtrée par usager de manière à lui restreindre l'accès selon des critères précis.
  • Quatre niveaux d'édition de données, « Consultation, création, modification et destruction », peuvent être gérés globalement par usager ou par table de données spécifique.
Principaux rapports
  • Liste des usagers.
  • Liste des droits d'accès.
  • Liste par responsabilité.
  • Liste des responsables.
 

Gestion de l'interface usager

Caractéristiques générales
  • La majorité des possibilités de configuration s'implantent au travers d'une logique hiérarchique à trois niveaux : Système, Gérant de système et usager. C'est-à-dire, par exemple, qu'il est possible pour un gérant de système de définir des configurations globales qui s'étendent à tous les usagers des logiciels, mais qu'il est également possible de définir des configurations spécifiques par usager. Des options « Défaut » permettent de revenir en tout temps soit à la configuration globale définie par le gérant de système (GERSYS) ou à la configuration initiale lors de l'installation du logiciel (Système).
Configuration et personnalisation d'écrans de travail
  • Tous les libellés des écrans de travail peuvent être personnalisés globalement ou de façon contextuelle dans les langues supportées.
  • Configuration, choix et positionnement, des colonnes affichées à une fenêtre déroulante par usager. Un standard corporatif peut être défini par le gérant de système et appliqué pour l'ensemble des usagers.
  • Possibilité d'activer ou de désactiver le champ « Recherche » dans une fenêtre déroulante. Cette caractéristique permet d'optimiser l'espace de travail par usager. Notez que la possibilité de rechercher demeure active même si le champ « Recherche » n'est pas visible.
  • Recherche avec filtration automatique permettant de limiter l'information présentée aux caractères saisis.
  • Configuration de la position d'une fenêtre déroulante à son ouverture. Cette caractéristique permet, par exemple, de ne pas voir de décalage progressif lors de la fermeture et de l'ouverture successives d'une même fenêtre de travail. Un mode « Centrer » replace automatiquement la fenêtre au centre de l'environnement de travail.
  • Possibilité de configurer la fiche sélectionnée par défaut à l'activation d'une fenêtre de travail.
  • Possibilité de configurer l'onglet actif par défaut à l'ouverture d'une fenêtre de travail.
  • Possibilité de configurer l'affichage d'un message de confirmation de fermeture d'une fenêtre active. Ce message permet, lorsque nécessaire, de minimiser la perte des données saisies, mais non sauvegardées.
  • Personnalisation du fond d'écran d'un logiciel CTRL par usager.
  • Possibilité de définir globalement ou par contexte spécifique de travail une liste de rapports préférés par usager. Une fonction « Rapport personnel » permet à un usager ou au gérant de système de regrouper les rapports les plus fréquemment exploités pour accélérer les opérations courantes.
  • Sauvegarde d'environnements de travail par usager, c'est-à-dire un ensemble de fenêtres disposées spécifiquement lors de l'activation de cet environnement. Un environnement de travail par défaut (initial) permet le démarrage efficace des sessions de travail puisque l'usager se retrouve rapidement dans son propre contexte d'opération usuel.
Édition d'information
  • Positionnement par défaut du curseur sur le champ désiré lors d'une création ou d'une modification.
  • Configurations spécifiques de la fenêtre de travail; Fiche, onglet et position de la fenêtre à l’ouverture du logiciel. Position des onglets et choix de titres détaillés. Hauteur de ligne. Couleur des nombres négatifs et de l'alternance de lignes. Apparence de la ligne active.
  • Configurations générales d’une fenêtre de travail; Message de confirmation d’annulation de saisie. Couleur et épaisseur du contour de fenêtre active. Apparence de la ligne active pour les fenêtres dans le logiciel.
  • Valeur par défaut par champ de saisie personnalisable, par usager ou globalement. Plusieurs types d'initialisations par défaut sont disponibles. 
    - Pour les champs alphanumériques : « Dernière valeur saisie », « Valeur système » 
    - Pour les champs spécifiques : « Usager courant », « Compagnie courante » et « Date du jour et heure courante ».
    L'utilisation de valeurs par défaut permet d'accélérer définitivement la saisie d'information.
  • Possibilité de configurer le mode de saisie selon un filtre informationnel dans tout champ d'une fenêtre de travail avec les options suivantes : saisie obligatoire, saisie inactive, liste de sélection automatique, saisie restreinte.
  • Valeur par défaut pour ouvrir un menu déroulant de façon automatique, et ce sur un champ donné.
  • Choix de la casse du texte par défaut, par champ.
  • Menus déroulants définissables par champs et éditables en tout temps.
  • Inscription de l'identifiant d'usager de façon automatisée dans les champs notes ou commentaires.
  • Verrouillage et ratures de texte dans les champs notes et commentaires.
 

Générateur de rapports et de formulaires

Caractéristiques fonctionnelles
  • Tous les éléments d'information de gestion (tables-champs) constituant les logiciels CTRL sont disponibles pour la conception de rapports personnalisés.
  • Option de création rapide de rapports « Mode simplifié » s'adressant aux usagers ayant des connaissances de base en la matière.
  • Option de rapports de type « Avancés » permettant aux usagers expérimentés de créer des rapports avec des formules mathématiques sophistiquées, l'usage de sous rapports et des rapports de statistiques beaucoup plus complexes.
  • Rapports de type « Formulaire » permettant la saisie directement à l'écran sur le rapport. Ce type de rapport peut être protégé à l'aide de la fonction « Verrouiller ».
  • Copie de rapports de système pour la conception accélérée de rapports personnalisés. Cette approche permet la création d'une banque de modèles de rapport au besoin.
  • Conception de lettres et d'étiquettes intégrées. L'utilisation d'un logiciel de traitement de texte externe tel que MS-WordMD est d'ailleurs superflue puisqu'un éditeur RTF intégré offre toutes les fonctions d'édition nécessaires.
  • Destination d'un rapport : envoi à une imprimante au choix, dans un  fichier (PDF, RTF; XL, TIF, CSV, TXT), à l'écran ou par courriel. Il est possible d’encoder un mot de passe « Propriétaire » et un mot de passe « Usager » pour un rapport dirigé dans un fichier PDF.
  • Mise en page d'un rapport : choix du papier, de l'orientation, du plateau, du nombre de copies, du choix d'assemblage, du format de marge, de l'impression « recto verso », du format de caractère « Gras », de couleurs, des interlignes et de l'impression des critères de sélections sur le rapport.
  • Paramètres d'étiquettes : choix de formats standards Avery, du type d'imprimante, des marges et de la dimension de la page, de l'étiquette de départ et du nombre d'étiquettes à produire.
  • Paramètre de graphique; choix de formats pointe de tarte, linéaire ou à barre permettant d'obtenir un visuel des donnés obtenus à l'exécution du rapport.
  • Documents externes activés par un rapport.  Utile pour la fusion automatique avec un logiciel de traitement de texte tel que MS-WordMD ou  avec un chiffrier tel que MS-ExcelMD.
  • Éléments de détail du rapport : possibilité de choisir le titre de l'élément, d'y faire un tri, d'y inscrire une formule, d'en modifier le format, le nombre de caractères, le nombre de lignes, du type et  de la casse.  Il est possible sur un élément de faire des calculs de compte de somme et de moyenne et permet de regrouper les données.
  • Critères de sélection sur un intervalle de valeur de début « De »  et de fin « À ».  Sélection excluant un intervalle de données, sélection aléatoire de valeurs pour un critère et sélection étendue aux critères d'un rapport.
  • Possibilité d'exploiter les propriétés d'édition « Valeur défaut » et « Position initiale » sur la valeur de début ou de fin d'un critère de sélection.
  • Insertion d'une signature numérique, au besoin, propre à chaque usager lors de l'envoi, de l'impression ou de la production de documents.
  • La fiche entête d'un rapport inclut un champ « Commentaire » pour documenter, par exemple, l'objectif de gestion d'un rapport ou encore pour conserver des notes d'améliorations futures.
  • Envoi du résultat d'un rapport directement par courriel ou par télécopieur, pour un seul destinataire ou en lot.
  • La fonction « Rapport personnel » permet de regrouper les rapports en mode contextuel ou global. En mode contextuel, la liste de rapports présentés dépend du contexte de travail spécifique de l'usager (fenêtre de travail et onglet actif) tandis qu'en mode global, la liste des rapports présentés demeure la même partout dans le logiciel.
  • Exportation et/ou d'importation, sur le médium de votre choix (disquette, CDR, mémoire USB), la définition d'un rapport.
  • Fonctions applicables aux valeurs numériques; opérateurs mathématiques de base, arrondissement d'une valeur numérique et conversion d'une valeur numérique en texte.
  • Fonctions applicables aux chaînes de caractères; conversion d'une chaîne de caractères en majuscule, concaténation de chaînes de caractères, extraction d'un nombre de caractères d'une chaîne et élimination des caractères « blancs » d'une chaîne de caractères.
  • Fonctions applicables aux dates : format fixe « Année-Mois-Jour » pour une date, calcul de l'âge d'une date et tri des dates sans considération pour l'année.
  • Fonctions logiques : action conditionnelle sur des valeurs numériques et action conditionnelle sur des chaînes de caractères.
  • Modes spéciaux de critères de sélection : critère invisible, critère avec saisi seulement, critère affiché et intégré à une formule et critère invisible et intégré à une formule.
 

Client/Serveur

Caractéristiques fonctionnelles
  • Le module « Client/Serveur » accroit substantiellement les performances transactionnelles. En effet, dans les contextes à fort volume, elles passent de 50 % à 100 %.
  • De plus, ce module accroit considérablement la robustesse de gestion des données puisque les opérations de lecture et d'écriture des logiciels CTRL sont entièrement déléguées au serveur de données central.
  • Assignation dynamique des noeuds « Client/Serveur » disponibles à l'activation d'un logiciel CTRL. Le nombre d'usagers « Client/Serveur » peut donc être différent des autres modules des logiciels CTRL. Une fois le nombre maximal d'usagers « Client/Serveur » atteint, les usagers additionnels continuent d'opérer normalement, mais seulement en mode « Local ».